Planilha de custos e formação de preços para licitações

1. O que é a planilha de custos e formação de preços

É o documento em que a empresa demonstra, item por item, como chegou ao preço de um serviço prestado com mão de obra: salário, encargos, benefícios, insumos, custos indiretos, lucro e tributos. Em licitações de serviços com dedicação de mão de obra, ela acompanha a proposta e é analisada pelo órgão.

O serviço monta a planilha de custos a partir do edital que a empresa pretende disputar, em pregão eletrônico ou em outra modalidade de licitação. Atende quem nunca fez, quem faz e quer uma segunda conferência, e quem precisa atualizar a planilha de um contrato em andamento.

O trabalho é de cálculo e de documentação. Decisões de negócio, como a margem, o preço final e a participação na disputa, permanecem com a empresa.

É indicado para:

• Empresa que vai disputar pela primeira vez uma licitação de serviços com mão de obra.
• Empresa que já participa e teve planilha devolvida para correção ou recusada.
• Escritório de contabilidade que atende prestadoras de serviço e quer uma conferência independente.
• Empresa com contrato em andamento que precisa demonstrar a variação de custos após nova convenção coletiva.

2. O que a planilha de custos traz

A estrutura segue o modelo que o edital determinar. Quando o órgão adota o modelo federal, da Instrução Normativa nº 5/2017, a planilha é organizada nestes módulos:

• Composição da remuneração: salário-base e adicionais devidos ao posto.
• Encargos e benefícios: décimo terceiro, férias, previdência, FGTS, transporte, alimentação e demais benefícios da convenção.
• Provisão para rescisão.
• Custo de reposição do profissional ausente.
• Insumos diversos: uniformes, materiais e equipamentos.
• Custos indiretos, tributos e lucro.

Quando o órgão usa modelo próprio, a planilha é feita nele, sem alterar linhas ou fórmulas que o edital mande preservar. Cada tipo de posto recebe a sua planilha, e um quadro-resumo reúne o valor mensal e o valor global.

3. Convenção coletiva: a base do cálculo

Piso, adicionais, vale-alimentação, auxílios e outras obrigações vêm da convenção coletiva da categoria, na base territorial em que o serviço será prestado. A convenção considerada é a indicada no edital ou, quando ele não indica, a que a empresa informar como aplicável.

Cada benefício lançado na planilha é acompanhado da cláusula correspondente. Quando a convenção em vigor tem data-base próxima da sessão, isso é apontado, porque afeta o preço e o pedido futuro de repactuação.

4. Tributos e regime da empresa

Os tributos são lançados conforme o regime tributário informado pela empresa e as alíquotas que ela pratica, incluindo o imposto sobre serviços do município da prestação. Quando o edital traz regra sobre o tema, como a vedação de determinados tributos na planilha, a regra do edital é seguida e registrada na memória de cálculo.

A planilha não substitui a análise do contador. Alíquota efetiva, percentual de risco de acidente do trabalho (RAT e FAP) e eventual desoneração são dados que a empresa fornece e pelos quais responde.

5. Planilha pronta e repactuação

Conferência de planilha pronta. Se a empresa já montou a planilha de custos, ela é conferida com o edital e com a convenção: linha ausente, percentual sem fundamento, fórmula quebrada e soma que não fecha são listados com a correção sugerida.

Ajuste pedido pelo órgão. Quando o órgão aponta erro e abre prazo para correção, a planilha é ajustada no que foi pedido. O envio e a resposta ao órgão são feitos pela empresa.

Repactuação. Em contrato em andamento, a planilha é atualizada com a nova convenção coletiva, demonstrando a variação de cada item, para instruir o pedido que a empresa apresenta ao contratante.

A documentação de habilitação do mesmo edital é tratada no serviço de Habilitação em Contratações Públicas.

6. O que não é feito, e por quê

Não definimos preço, margem ou lance. São decisões de risco do negócio, e quem responde pela proposta é a empresa. A planilha usa os percentuais de custos indiretos e de lucro que a empresa informar.

Não representamos a empresa, não enviamos proposta, não participamos da sessão e não elaboramos recurso, impugnação ou defesa. Não emitimos parecer jurídico, contábil ou tributário. Orçamento de obras e de serviços de engenharia também está fora do escopo.

Não há promessa de classificação, de aceitação da planilha ou de contratação, e é recusada a demanda em que haja impedimento legal ou conflito de interesse do responsável técnico em relação ao órgão ou ao certame. Os limites de todos os serviços estão na página de Atuação e Limites.

7. Prazos de referência

Planilha com até 3 tipos de posto, de 3 a 5 dias úteis. Conferência de planilha pronta, de 2 a 3 dias úteis. Repactuação, de 3 a 5 dias úteis. Volume maior tem prazo definido no orçamento.

O prazo começa a contar do aceite do orçamento e do recebimento de todos os documentos. Informe a data da sessão ao pedir o orçamento: o prazo do edital tem prioridade na agenda quando avisado com antecedência. Urgência altera o valor.

8. Como enviar

Envie pelo WhatsApp ou pela página de Orçamento, com estes itens:

• O edital completo, com termo de referência e modelo de planilha.
• A data da sessão.
• A convenção coletiva aplicável, ou o sindicato e a cidade da prestação.
• O regime tributário da empresa e as alíquotas praticadas.
• Os percentuais de custos indiretos e de lucro que a empresa pretende usar.
• Os valores de uniformes, materiais e equipamentos, se já cotados.

Se algum dado ainda não estiver definido, envie o que tiver. A análise informa o que falta para o cálculo fechar.

9. Exemplo de memória de cálculo

O recorte abaixo mostra como cada linha da planilha chega acompanhada da conta e da origem do valor. Os números são fictícios e servem apenas para ilustrar o formato da entrega.

Na entrega real, todas as linhas do modelo vêm assim, e a planilha em Excel traz as fórmulas ligadas a esses valores. Quando um dado depende de informação da empresa, ele aparece indicado para confirmação.

10. Perguntas frequentes

Vocês fazem planilha de custos para qualquer tipo de serviço? Para serviços prestados com mão de obra, como limpeza, vigilância, portaria, recepção e apoio administrativo. Orçamento de obras e de serviços de engenharia não é feito.

Preciso enviar a convenção coletiva? Se você já tem, envie. Se não tem, informe o sindicato e a cidade da prestação, e o orçamento indica o que precisa ser confirmado.

Minha empresa é do Simples Nacional. Muda alguma coisa? Muda a parte de tributos e pode haver regra específica no edital. A planilha segue o regime que a empresa informar, e a decisão sobre o enquadramento é da empresa com o seu contador.

Vocês dizem quanto colocar de lucro? Não. Lucro e custos indiretos são decisões da empresa. A planilha mostra o custo do posto e o efeito de cada percentual no preço final.

A planilha vem com fórmulas? Sim. O arquivo é entregue em Excel, no modelo do edital, com as fórmulas abertas para a empresa ajustar o que precisar.

E se o órgão pedir correção depois da disputa? A planilha é ajustada no ponto indicado, dentro do prazo dado à empresa. O envio e a resposta ao órgão são feitos por você.

Vocês garantem que a planilha será aceita? Não. Quem analisa e decide é o órgão. O que o serviço entrega é uma planilha conferida e documentada.