Entenda os seis módulos da planilha de custos e formação de preços, de onde vem cada valor e os erros que geram diligência, prejuízo ou desclassificação.
Planilha de custos em licitação: como montar e onde se erra
Em licitação de serviço com mão de obra dedicada, o preço não é um número: é uma planilha. Ela mostra de onde vem cada real da proposta, e é nela que a empresa ganha ou perde o contrato, às vezes meses depois de assinar. Este guia explica como a planilha é montada, de onde sai cada valor e os erros que mais aparecem.
Limpeza, vigilância, recepção, apoio administrativo: quando o órgão contrata um serviço em que os empregados da empresa ficam à disposição dele, o edital pede uma planilha de custos e formação de preços. O Tribunal de Contas da União trata essa planilha como instrumento essencial nas contratações de terceirização.
O motivo é prático. Com a planilha, o órgão confere se o preço cobre salários, encargos e benefícios dos trabalhadores. E, depois da assinatura, é sobre ela que se calcula a repactuação. Uma planilha errada pode custar a classificação, mas o prejuízo maior costuma vir depois: o erro vira custo fixo do contrato.
Os seis módulos da planilha
Na esfera federal, o modelo vem da Instrução Normativa nº 5/2017, que continua aplicável às contratações da Lei nº 14.133/2021, no que couber, por força da Instrução Normativa SEGES/ME nº 98/2022. Estados e municípios costumam adotar modelos parecidos.
A planilha é feita por posto de trabalho e se organiza em seis módulos que dependem uns dos outros:
Use o modelo do edital. O órgão pode adaptar o modelo às particularidades da contratação, e muitos adaptam. A planilha a preencher é a que está anexada ao edital, com as linhas e as fórmulas dela, não a de outra licitação.
De onde vem cada número
Quase nada na planilha é escolha livre da empresa. Cada valor tem uma fonte, e o órgão confere a proposta contra essa fonte.
Sobre a convenção coletiva, dois entendimentos do TCU ajudam a evitar o erro mais caro. O enquadramento sindical segue a atividade econômica preponderante da empresa, e não a categoria de cada posto (Acórdão nº 1.097/2019-Plenário). E o edital não pode impor uma convenção específica, mas pode exigir que o salário e o auxílio-alimentação da proposta não fiquem abaixo dos valores orçados pela Administração (Acórdão nº 1.207/2024-Plenário).
Há também cláusulas de convenção que não obrigam o órgão. A Lei nº 14.133/2021 diz que a Administração não se vincula a cláusula que trate de matéria não trabalhista ou de participação nos lucros, e a IN nº 5/2017 acrescenta as que fixam índices obrigatórios de encargos sociais ou preços de insumos. Lançar esses itens como custo obrigatório costuma gerar diligência.
Para o passo a passo da escolha e da leitura da convenção, veja Convenção coletiva na planilha de custos: como escolher a CCT certa.
Encargos sobre a folha
É a parte mais padronizada da planilha. Para uma empresa de serviços fora do Simples Nacional e sem desoneração da folha, os percentuais usuais são:
Com RAT de 3% e FAP igual a 1, a soma chega a 36,8%. O 13º salário entra como um doze avos da remuneração (8,33% ao mês), e o adicional de férias, como um terço da remuneração dividido por doze.
Esses percentuais são referência geral e mudam com a lei e com a situação de cada empresa. Antes de usar, confira a legislação vigente e os dados da sua empresa com a contabilidade.
Onde as empresas erram
O cálculo por dentro, com números
Suponha que custos, despesa administrativa e lucro de um posto somem R$ 5.000,00 por mês, e que os tributos sobre o faturamento sejam de 8,65% (PIS de 0,65%, Cofins de 3% e ISS de 5%).
No cálculo por fora, a empresa fica com R$ 37,41 a menos por posto a cada mês. Em um contrato de 20 postos, são R$ 8.978,40 por ano que saem da margem.
Errei a planilha: sou desclassificado?
Nem sempre. A IN nº 5/2017 prevê que erro no preenchimento não é motivo suficiente para desclassificar a proposta quando a planilha puder ser ajustada sem aumento do preço ofertado, e desde que fique demonstrado que esse preço cobre todos os custos da contratação.
O TCU segue a mesma linha: erro material ou omissão na planilha não justifica a desclassificação antecipada, e cabe diligência para a correção, sem alterar o valor global (Acórdão nº 370/2020-Plenário). Divergências na planilha, inclusive lucro zero ou negativo, não bastam sozinhas, porque a planilha tem caráter instrumental (Acórdão nº 906/2020-Plenário).
O limite da correção. O que se corrige é a distribuição dos valores dentro do preço já ofertado. Se o erro esconde um custo obrigatório que o preço não comporta, a correção exigiria aumentar a proposta, e isso não é permitido. O prazo também é curto: nas licitações federais, o edital fixa no mínimo duas horas para o envio da proposta ajustada ao último lance.
Preço baixo demais: a inexequibilidade
Para bens e serviços em geral, a Instrução Normativa SEGES/ME nº 73/2022 trata como indício de inexequibilidade a proposta inferior a 50% do valor orçado pela Administração. É indício, não sentença: a desclassificação depende de diligência em que a empresa tem a oportunidade de demonstrar que consegue executar o contrato por aquele preço.
O patamar de 75% do valor orçado, bastante citado, está na Lei nº 14.133/2021 para obras e serviços de engenharia. Não é a regra dos serviços de limpeza, vigilância ou apoio administrativo.
Na diligência, é a planilha que responde. Uma planilha coerente, com a convenção certa e os encargos completos, é a demonstração de exequibilidade.
O que juntar e como organizar a resposta está em Preço inexequível em licitação de serviços: como responder à diligência.
Depois da assinatura
Nos contratos com dedicação exclusiva de mão de obra, a Lei nº 14.133/2021 prevê a repactuação: a atualização do preço a partir da demonstração analítica da variação dos custos, com intervalo mínimo de um ano. Para os custos de mão de obra, a data de referência é a da convenção coletiva a que a proposta está vinculada. O pedido, os documentos e o risco da prorrogação estão em Repactuação do contrato de mão de obra: quando pedir e o que apresentar.
A demonstração analítica é feita sobre a planilha da proposta. Um custo que ficou fora dela na licitação não entra na repactuação como se fosse novidade. É por isso que o erro de preenchimento acompanha o contrato até o fim.
A lei também permite ao órgão reter parte do pagamento em conta vinculada ou pagar férias, 13º e verbas rescisórias apenas quando o fato ocorrer. Quando o edital adota a conta vinculada, a orientação publicada no Portal de Compras do Governo Federal indica os percentuais retidos sobre a remuneração: 8,33% de 13º salário, 12,10% de férias e terço constitucional e 4% de multa sobre o FGTS, mais a incidência dos encargos sobre essas parcelas. Isso afeta o caixa da empresa e precisa ser considerado antes do lance.
E a reforma tributária?
Em 2026 começou a fase de teste dos novos tributos: a CBS, com alíquota de 0,9%, e o IBS, com 0,1%. Pela Lei Complementar nº 214/2025, esses valores são compensados com o PIS e a Cofins, que continuam devidos normalmente neste ano, e quem cumpre as obrigações acessórias fica dispensado do recolhimento. As alíquotas de teste não se aplicam ao Simples Nacional.
A mudança de fato começa em 2027, quando a CBS substitui o PIS e a Cofins. A transição do ISS para o IBS está prevista para o período de 2029 a 2032.
Não localizamos orientação oficial sobre como lançar a CBS e o IBS de teste na planilha em 2026. Na dúvida, siga o modelo do edital e use o pedido de esclarecimento, que existe para isso. Para contratos que atravessam 2027, vale conferir no edital como a mudança de tributos será tratada.
Dúvidas frequentes
Toda licitação de serviço exige planilha de custos?
Não. A planilha detalhada é típica dos serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra, em que os empregados ficam à disposição do órgão. Em outros serviços, o edital pode pedir só a proposta de preços ou uma composição mais simples. Quem define é o edital.
Posso zerar o lucro ou os custos indiretos?
Custos indiretos e lucro são definidos pela empresa, e o TCU já decidiu que lucro zero ou negativo não desclassifica a proposta por si só. O que o órgão examina é a exequibilidade: se o preço cobre os custos obrigatórios. A decisão sobre a margem é da empresa e tem consequência para todo o contrato.
Empresa do Simples Nacional pode participar?
Pode participar, mas a Lei Complementar nº 123/2006 veda o Simples a quem realiza cessão ou locação de mão de obra, com exceção dos serviços de vigilância, limpeza e conservação. Fora da exceção, é comum o edital exigir que a proposta seja cotada sem os benefícios do Simples e que a empresa peça a exclusão do regime depois de contratada.
O enquadramento tributário de cada empresa deve ser confirmado com a contabilidade.
Qual convenção coletiva devo usar?
A que se aplica à sua empresa, conforme a atividade econômica preponderante e a base territorial em que o serviço será prestado, na versão vigente na data da proposta. O edital pode indicar a convenção que a Administração usou para orçar e exigir que salário e auxílio-alimentação não fiquem abaixo desse orçamento.
O que acontece se a convenção mudar durante o contrato?
A empresa pode pedir a repactuação, com a demonstração analítica da variação dos custos, respeitado o intervalo mínimo de um ano. O pedido é instruído com a nova convenção e com a planilha atualizada.
Vocês definem o preço da minha proposta?
Não. Montamos e conferimos a planilha conforme o edital, a convenção coletiva e as informações que a empresa fornece. A definição de preço, margem e lance é da empresa, e o regime tributário é confirmado com a contabilidade dela.
Também não elaboramos recurso, impugnação ou parecer jurídico, e o resultado do certame depende do julgamento do órgão.
Quando vale uma conferência externa
A planilha costuma ser preenchida perto da data da sessão, a partir de um arquivo usado em outra licitação. É nesse reaproveitamento que ficam a convenção antiga, o percentual de outro município e a fórmula quebrada.
O serviço de planilha de custos e formação de preços para licitações monta ou confere a planilha linha por linha, com o edital e a convenção coletiva ao lado, e entrega a memória de cálculo de cada item. Para a etapa seguinte, há o guia da documentação de habilitação.
Faça agora, no app
Ainda não tem o documento? Informe os dados no app e baixe o documento pronto em Word, logo após o pagamento, sem orçamento. Só entra o que você informa. Se já tem uma versão, a análise digital mostra o que ajustar.
Quer a planilha conferida antes da sessão?
Envie o edital, a convenção coletiva e a planilha, se já existir. A análise indica o que será feito, o prazo e o valor por escrito. Não tem custo e não gera contratação.
Conteúdo informativo, elaborado a partir da Lei nº 14.133/2021, das Instruções Normativas nº 5/2017, nº 73/2022 e nº 98/2022, da Lei Complementar nº 123/2006, da Lei Complementar nº 214/2025 e de decisões e orientações publicadas pelo Tribunal de Contas da União e pelo Portal de Compras do Governo Federal. Percentuais e regras mudam com a legislação, com a convenção coletiva e com cada edital, que têm precedência sobre qualquer orientação geral. Este texto não constitui parecer jurídico, contábil ou tributário nem orientação sobre licitação específica.