Pesquisa de preços e mapa comparativo para contratações públicas

1. O que é o serviço de pesquisa de preços e mapa comparativo

A pesquisa de preços é a etapa da fase preparatória em que a Administração estima quanto a contratação deve custar. O mapa comparativo é a planilha que reúne os preços coletados, item por item, e mostra como se chegou ao valor estimado.

O serviço não coleta os preços no lugar do órgão. Ele recebe o que a equipe já levantou, organiza, confere e calcula. O resultado é uma planilha que qualquer pessoa consegue auditar e uma nota que explica, em linguagem direta, o que foi feito.

É indicado para:

• Equipe de planejamento com muitos itens e pouco tempo para montar a planilha.
• Setor de compras que quer uma conferência independente antes de fechar a estimativa.
• Órgão ou entidade de pequeno porte, sem modelo próprio de mapa comparativo.
• Servidor que recebeu a pesquisa pronta e precisa conferir antes de assinar.
• Empresas e consultorias que apoiam órgãos na instrução de processos.

2. De onde vêm os preços

O § 1º do art. 23 da Lei nº 14.133/2021 indica os parâmetros da pesquisa para bens e serviços em geral. Em resumo:

• Painel para consulta de preços e banco de preços em saúde disponíveis no Portal Nacional de Contratações Públicas.
• Contratações similares da Administração Pública, em execução ou concluídas no ano anterior à pesquisa.
• Pesquisa publicada em mídia especializada, tabela de referência aprovada e sítios eletrônicos, com data e hora de acesso.
• Pesquisa direta com pelo menos três fornecedores, com justificativa da escolha, em orçamentos com até seis meses.
• Base nacional de notas fiscais eletrônicas, na forma de regulamento.

No mapa, cada preço é identificado pelo parâmetro de onde veio, com a data e o documento de suporte. Quando falta a data, a hora de acesso ou a justificativa pedida pela norma, isso é listado como pendência a resolver pela equipe.

No âmbito federal, o procedimento é detalhado pela Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021. Estados e municípios podem ter regulamento próprio, que prevalece para os seus órgãos e deve ser enviado com os documentos.

3. O que a planilha calcula

Para cada item, a planilha apresenta o número de preços válidos, a média, a mediana, o menor valor, o desvio padrão e o coeficiente de variação. As fórmulas ficam abertas, e os preços descartados continuam visíveis, com o motivo ao lado.

A Instrução Normativa nº 65/2021 admite como métodos a média, a mediana ou o menor dos valores, calculados sobre três ou mais preços, desconsiderados os inexequíveis, os inconsistentes e os excessivamente elevados. O coeficiente de variação mostra o quanto os preços se afastam uns dos outros, e muitos órgãos o adotam, em manual ou regulamento, como critério para escolher entre média e mediana.

4. Nota de método

A nota de método é um texto de uma a duas páginas que acompanha a planilha. Ela descreve as fontes consultadas pela equipe, o período dos preços, os critérios de comparação, os preços descartados e o motivo, o método aplicado e o valor resultante por item e no total.

O texto é entregue em Word, para a equipe ajustar e assinar. Ele registra o que foi feito e não substitui a manifestação do agente responsável pela pesquisa.

Se o processo também tiver ETP e Termo de Referência a conferir, eles são tratados no serviço de Revisão de ETP e Termo de Referência.

5. O que não é feito, e por quê

O valor estimado é uma decisão administrativa. A planilha mostra o resultado de cada método, mas não escolhe por quem assina.

Não são pedidas cotações a fornecedores, e não há acesso a sistemas com credenciais do órgão ou de servidor. A coleta é da equipe, e o serviço trabalha com os documentos enviados.

Orçamento de obras e serviços de engenharia segue regras e sistemas de custos próprios e fica fora do escopo. Para empresas que disputam licitação de serviços com mão de obra, o cálculo do preço é tratado no serviço de Planilha de Custos e Formação de Preços.

É recusada a demanda em que haja impedimento legal ou conflito de interesse do responsável técnico em relação ao órgão ou ao processo. Os limites de todos os serviços estão na página de Atuação e Limites.

6. Prazos de referência

Mapa com até 20 itens, de 3 a 5 dias úteis. De 21 a 60 itens, de 5 a 8 dias úteis. Conferência de planilha pronta, de 2 a 3 dias úteis.

O prazo começa a contar do aceite do orçamento e do recebimento de todos os documentos. Urgência altera o valor.

7. Como enviar

Envie pelo WhatsApp ou pela página de Orçamento, com estes itens:

• A lista de itens, com especificação, unidade e quantidade, ou o Termo de Referência.
• As cotações, as consultas a painéis e sítios, as atas e os contratos usados como fonte.
• A planilha atual, se a equipe já tiver começado.
• O regulamento ou o manual de pesquisa de preços que o órgão adota.
• O número de itens e a data em que o processo precisa seguir.

Arquivos em PDF, imagem ou planilha são aceitos. Preço sem documento de suporte entra no mapa sinalizado como pendência.

8. Exemplo de mapa comparativo

O recorte abaixo mostra um item do mapa. Os fornecedores e os valores são fictícios e servem apenas para ilustrar o formato da entrega.

Na entrega real, cada item do processo tem um quadro como este, e o resumo final soma o valor estimado pelo método que o órgão indicar.

9. Perguntas frequentes

Vocês fazem a pesquisa de preços por nós? A coleta dos preços é da equipe do órgão. O serviço organiza, confere e calcula a partir do que foi levantado e aponta o que falta em cada preço.

Qual método é usado: média, mediana ou menor valor? O que o órgão definir. A planilha traz os três resultados por item, e a nota de método registra a escolha e o motivo informados pela equipe.

O que é coeficiente de variação? É a relação entre o desvio padrão e a média dos preços, em percentual. Mostra se os preços estão próximos ou dispersos e ajuda a enxergar valores fora do padrão.

Vocês descartam preços? O descarte segue o critério do órgão. Cada preço retirado do cálculo continua na planilha, com o motivo registrado.

Atendem estados e municípios? Sim. A conferência usa a Lei nº 14.133/2021 e o regulamento do ente, que deve ser enviado com os documentos.

Serve para dispensa de licitação? Sim. A estimativa de preço também é exigida nas contratações diretas, e o mapa é montado da mesma forma.

A planilha garante que a pesquisa será aceita? Não. Quem avalia a pesquisa são as instâncias do próprio órgão e os órgãos de controle. O serviço entrega um cálculo conferido e documentado.