Os 10 elementos do termo de referência no art. 6º, XXIII, da Lei 14.133, o que o art. 40 acrescenta nas compras, o que deve bater com o ETP e checklist.
Termo de referência: o que precisa conter na Lei 14.133
O termo de referência descreve o que a Administração vai comprar ou contratar, como vai acompanhar a execução e como vai pagar. Este guia mostra os 10 elementos que a Lei nº 14.133/2021 pede no art. 6º, XXIII, o que o art. 40 acrescenta nas compras, o que precisa bater com o estudo técnico preliminar e traz um checklist para conferir antes de enviar ao jurídico.
O termo de referência é o documento que diz à empresa o que a Administração quer comprar ou contratar, como vai acompanhar a execução e como vai pagar. Quando ele vem incompleto, os problemas aparecem depois: pedido de esclarecimento, proposta que não serve, contrato difícil de fiscalizar.
Este guia organiza o que a Lei nº 14.133/2021 pede no termo de referência, elemento por elemento, e mostra o que precisa bater com o estudo técnico preliminar. Ele não diz qual solução escolher nem se a contratação é legal: essa análise é da equipe de planejamento, da assessoria jurídica e da autoridade competente.
O que é o termo de referência e quando ele aparece
O art. 6º, XXIII, da Lei nº 14.133/2021 define o termo de referência como o documento necessário para a contratação de bens e serviços e lista os parâmetros e elementos que ele deve conter. Na fase preparatória, o art. 18, II, prevê a definição do objeto por meio de termo de referência, anteprojeto, projeto básico ou projeto executivo, conforme o caso.
Na prática, três pontos ajudam a situar o documento:
- Bens e serviços: o termo de referência é o documento de compras e de serviços em geral. Obras usam anteprojeto, projeto básico ou projeto executivo; nos serviços de engenharia, o projeto básico, e nos serviços comuns de engenharia pode caber o termo de referência.
- Depois do ETP: o estudo técnico preliminar mostra a necessidade e por que a solução foi escolhida; o termo de referência descreve como essa solução será contratada e executada.
- Também na contratação direta: o art. 72, I, inclui o termo de referência entre os documentos que podem instruir a dispensa e a inexigibilidade, quando for o caso.
Os 10 elementos do art. 6º, XXIII
A lei lista os elementos nas alíneas "a" a "j". O quadro resume cada um e o que costuma faltar na prática:
Elemento que não se aplica não some. Se algum ponto não faz sentido para aquele objeto, o termo de referência fica mais claro quando registra isso em uma frase, em vez de simplesmente pular o item.
Compras: o que o art. 40 acrescenta
Para compras, o art. 40, § 1º, manda o termo de referência trazer, além dos elementos do art. 6º, XXIII, três informações:
ETP e termo de referência: o que precisa bater
Boa parte dos retornos do jurídico e do controle interno vem de divergência entre os dois documentos. Antes de enviar, confira se estes pontos são iguais no ETP, no termo de referência e na minuta do edital:
- Objeto: a mesma descrição, sem item a mais ou a menos.
- Quantidades e unidades: os mesmos números e a mesma unidade (caixa, unidade, metro quadrado, hora).
- Valor estimado: o mesmo total, com a mesma data-base da pesquisa de preços.
- Prazos: vigência, início da execução e entrega iguais em todos os documentos.
- Parcelamento: se o ETP justificou lotes ou item único, o termo de referência segue a mesma divisão.
- Remissões: itens e anexos citados existem e têm o número certo.
O guia ETP: o que o estudo técnico preliminar precisa conter mostra os elementos do outro lado, e o artigo sobre erros de remissão no edital trata das referências quebradas.
Exemplo fictício: limpeza de uma unidade de saúde
Exemplo inventado, para mostrar o raciocínio. Uma secretaria municipal fictícia prepara o termo de referência para a limpeza de uma unidade básica de saúde. Na conferência, aparecem três pontos:
- Área diferente: o ETP fala em 1.200 m² e o termo de referência, em 1.020 m². Um dos dois tem erro de digitação, e o valor estimado depende da área.
- Fiscalização vaga: o modelo de gestão diz só que "a execução será fiscalizada", sem dizer por quem nem como.
- Pagamento solto: o pagamento é mensal, mas não há critério de medição ligado à execução.
Os nomes, a área e o anexo são fictícios. A redação final e a escolha do modelo de fiscalização são do órgão.
Erros que fazem o processo voltar
- Objeto genérico: descrição que serve para qualquer fornecedor e não permite comparar propostas.
- Quantidade sem memória: número que aparece sem explicar de onde veio.
- Valor sem unitários: estimativa só com o total, sem preços unitários e sem os documentos da pesquisa.
- Modelo de gestão de uma linha: sem fiscal, sem frequência de acompanhamento e sem registro.
- Divergência com o ETP: área, quantidade, prazo ou lote diferente entre os documentos.
- Texto copiado: trechos de outro processo, com nome de outro órgão, outro objeto ou outra legislação.
Checklist
- Os 10 elementos do art. 6º, XXIII, estão presentes, ou há registro de por que algum não se aplica.
- Em compras, há especificação do produto, regras de entrega e recebimento e, quando for o caso, garantia e assistência técnica (art. 40, § 1º).
- O termo de referência cita o ETP correspondente.
- Objeto, quantidades, unidades, valor e prazos são iguais no ETP, no termo de referência e na minuta do edital.
- A estimativa de valor tem preços unitários, memória de cálculo e documentos de suporte.
- O modelo de gestão diz quem fiscaliza, como e com que frequência.
- A medição e o pagamento estão ligados à execução.
- Itens e anexos citados existem e têm o número certo.
Dúvidas frequentes
Termo de referência e projeto básico são a mesma coisa?
Não. O termo de referência é o documento de bens e serviços (art. 6º, XXIII). Obras usam anteprojeto, projeto básico ou projeto executivo, com definições próprias no mesmo art. 6º. Nos serviços de engenharia, o documento é o projeto básico; nos serviços comuns de engenharia, pode caber o termo de referência.
Dá para fazer o termo de referência sem ETP?
O termo de referência se apoia no ETP: a alínea "b" pede a referência aos estudos técnicos preliminares correspondentes. Quando a lei ou o regulamento do órgão permite dispensar o ETP em algum caso, o processo deve registrar isso. Vale o regulamento do seu órgão.
A pesquisa de preços vai dentro do termo de referência?
A alínea "i" pede as estimativas do valor com preços unitários, memórias de cálculo e documentos de suporte, e diz que essas informações devem constar de documento separado e classificado. O guia de pesquisa de preços mostra o que esse documento precisa ter.
Contratação direta também precisa de termo de referência?
O art. 72, I, inclui o termo de referência entre os documentos que instruem a contratação direta, "se for o caso". O guia dispensa, emergencial e inexigibilidade lista os demais documentos do art. 72.
Vocês escrevem o termo de referência?
O trabalho da MecenaSTD é revisão documental: conferir se os elementos estão presentes, se as informações batem entre os documentos e se o texto está claro. A escolha da solução, das quantidades e do valor é da equipe do órgão. Não emitimos parecer jurídico.
Quando vale uma conferência externa
Antes de seguir para o jurídico, uma leitura de fora ajuda a achar o elemento que falta, a área que diverge ou o anexo que não existe. No app Análise Digital, o Checklist de ETP e Termo de Referência confere o documento com os elementos da lei e aponta o que não bate. Para uma revisão completa, com o responsável técnico, há a revisão de estudo técnico preliminar e termo de referência.
Faça agora, no app
Já tem o documento? Envie para a análise digital: o relatório sai no app, com o que atende, o que ajustar e como, sem orçamento.
Quer conferir o termo de referência antes do jurídico?
Envie o documento. A análise indica o que será entregue, o prazo e o valor por escrito. Não tem custo e não gera contratação.
Conteúdo informativo, elaborado a partir da Lei nº 14.133/2021 (arts. 6º, XXIII, 18, 40 e 72), conferida no portal do Planalto em outubro de 2026. Regulamentos próprios de cada órgão podem trazer regras adicionais. Este texto não constitui parecer jurídico: as decisões sobre a contratação são da Administração, com a assessoria jurídica e a autoridade competente.