Veja os oito elementos que a pesquisa de preços precisa mostrar pela IN SEGES/ME 65/2021, o erro típico de cada um e como conferir o processo.
Pesquisa de preços: os oito elementos que o processo precisa mostrar
O valor estimado sustenta a licitação, mas é o documento da pesquisa que mostra como se chegou a ele. Na esfera federal, a Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021 lista oito elementos mínimos. Este guia percorre os oito, com o erro típico de cada um, e mostra como conferir se o processo os traz.
É comum o processo ter os orçamentos, a planilha e um valor final, e ainda assim receber apontamento. O motivo quase nunca é o número. É não dar para refazer o caminho até ele: quem pesquisou, onde, por que aqueles fornecedores, por que um dos preços ficou de fora.
Este texto é para quem monta ou confere a pesquisa. Trata do que o documento precisa mostrar. A escolha das fontes, do método e do valor estimado é do órgão.
O que a lei pede
O art. 23 da Lei nº 14.133/2021 exige que o valor estimado da contratação seja compatível com os valores de mercado. Para bens e serviços em geral, o § 1º lista os parâmetros da pesquisa, entre eles a pesquisa direta com no mínimo 3 fornecedores, com justificativa da escolha, e orçamentos obtidos com até 6 meses de antecedência da divulgação do edital.
A Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021 detalha o procedimento para a administração federal. É dela a lista de oito elementos.
Os oito elementos do art. 3º, um a um
Segundo o art. 3º da instrução, a pesquisa é materializada em documento que traz, no mínimo:
Parâmetros, prioridade e cesta de preços
O art. 5º da instrução lista cinco parâmetros, que podem ser combinados:
- Inciso I: sistemas oficiais de governo, como o Painel de Preços.
- Inciso II: contratações similares feitas pela Administração no último ano.
- Inciso III: mídia especializada, tabelas oficiais e sites, com data e hora de acesso e antecedência de até 6 meses.
- Inciso IV: pesquisa direta com no mínimo 3 fornecedores, por ofício ou e-mail, com orçamentos de até 6 meses.
- Inciso V: base nacional de notas fiscais eletrônicas, com antecedência de até 1 ano.
O § 1º dá prioridade aos dois primeiros. Quem não os usar precisa justificar.
É a ideia de cesta de preços: fontes de naturezas diferentes, para que o desvio de uma apareça na comparação com as outras. No Acórdão nº 1875/2021-Plenário (relator Ministro Raimundo Carreiro, 04/08/2021, itens 9.5.1 e 9.5.2), o TCU registrou que a pesquisa deve se basear em uma cesta de preços, com preferência para preços públicos de outras contratações, ficando a pesquisa feita só com fornecedores para o último caso. Antes, no Acórdão nº 2637/2015-Plenário (relator Ministro Bruno Dantas, 21/10/2015), o tribunal havia apontado pesquisa de preços com amplitude insuficiente.
Pesquisa direta com fornecedores
Quando a consulta a fornecedores é usada, o processo precisa mostrar cinco coisas:
- Mínimo de 3 fornecedores: consultados por ofício ou e-mail (art. 5º, IV).
- Justificativa da escolha: por que essas empresas foram consultadas. É o oitavo elemento do art. 3º.
- Orçamentos de até 6 meses: a antecedência é contada em relação à divulgação do edital (Lei nº 14.133/2021, art. 23, § 1º).
- Comprovante do pedido e proposta formal: o ofício ou e-mail enviado, com prazo de resposta compatível, e a proposta recebida, com descrição, valores unitário e total, CPF ou CNPJ, endereços e telefone, data de emissão e identificação do responsável (art. 5º, § 2º).
- Registro de quem não respondeu: os fornecedores consultados que não enviaram proposta ficam relacionados nos autos (art. 5º, § 2º).
O registro das não respostas mostra a amplitude real da consulta. Três orçamentos obtidos de três pedidos são uma pesquisa; três obtidos de doze são outra.
O método declarado é o da conta?
O art. 6º da instrução admite média, mediana ou menor valor, sobre um conjunto de três ou mais preços. Os descartes pedem critério fundamentado e descrito no processo (§ 3º). Grande variação entre os valores pede análise crítica (§ 4º). Menos de três preços, só com justificativa e aprovação da autoridade competente (§ 5º).
Exemplo fictício: compra de 200 cadeiras giratórias, com cinco preços unitários coletados: R$ 412,00, R$ 438,00, R$ 445,00, R$ 460,00 e R$ 790,00.
Suponha que o relatório declare "mediana" e a planilha traga R$ 509,00. A diferença é de R$ 12.800,00 no total, e ninguém escolheu esse valor: ele saiu de uma fórmula que não corresponde ao texto.
Se o preço de R$ 790,00 for desconsiderado, o processo precisa dizer por quê (especificação diferente, frete incluído, critério de variação adotado) e manter o preço na série, marcado como descartado. Qual método usar e o que descartar é decisão do órgão. O que se confere é se a decisão está escrita e se a conta a segue.
Estados e municípios seguem regulamento próprio
A IN nº 65/2021 é federal. Estados e municípios seguem o regulamento do próprio ente, que pode ter outra lista de elementos, outros prazos e outro sistema. O art. 23 da lei vale para todos. Antes de usar o roteiro deste artigo, confira a norma do seu órgão.
Em Goiás. A pesquisa de preços segue o Decreto estadual nº 9.900/2021. O art. 4º lista cinco elementos para o documento: agente responsável, fontes, série de preços, método e justificativa da metodologia. A pesquisa direta pede no mínimo 3 fornecedores, justificativa da escolha e orçamentos de até 6 meses (art. 6º, VI), e os fornecedores que não responderam ficam registrados (art. 8º, III). A memória de cálculo da estimativa, de todo modo, é elemento do termo de referência pela Lei nº 14.133/2021 (art. 6º, XXIII, alínea i).
Onde cada elemento está no processo (exemplo fictício)
Um quadro na abertura do relatório poupa a busca a quem confere. Exemplo fictício, para a compra das cadeiras:
Se alguma linha ficar em branco, o elemento falta ou está em lugar que ninguém vai achar.
Checklist
- A descrição do objeto é a mesma no termo de referência, no mapa e nos orçamentos.
- O responsável pela pesquisa está identificado e assinou.
- Cada fonte tem endereço ou número, data e, quando for site ou sistema, hora de acesso.
- A série traz todos os preços coletados, inclusive os descartados.
- O método declarado no texto é o que a planilha calcula.
- Cada descarte tem motivo escrito.
- O valor estimado se reproduz com os dados e os documentos do processo.
- Na pesquisa direta, há pedidos enviados, propostas formais, justificativa da escolha e lista de quem não respondeu.
- As datas dos preços estão dentro do prazo da norma aplicável.
- A norma seguida é a do ente: federal, estadual ou municipal.
Dúvidas frequentes
A IN nº 65/2021 vale para o meu município?
A instrução vale para a administração federal. Estados e municípios seguem regulamento próprio, e é ele que deve ser conferido. O art. 23 da Lei nº 14.133/2021 se aplica a todos.
Três orçamentos de fornecedores bastam?
Três é o mínimo da pesquisa direta, não o padrão da pesquisa. A instrução dá prioridade aos sistemas oficiais e às contratações similares da Administração (art. 5º, § 1º), e o TCU deixa a pesquisa feita só com fornecedores para o último caso (Acórdão nº 1875/2021-Plenário). Se ela for usada sozinha, o processo precisa explicar por quê.
Posso estimar o valor com menos de três preços?
Na esfera federal, só com justificativa e aprovação da autoridade competente (IN nº 65/2021, art. 6º, § 5º).
Preciso manter no processo o preço que descartei?
Sim. A série de preços coletados é um dos oito elementos, e o descarte pede critério fundamentado e descrito no processo (IN nº 65/2021, art. 6º, § 3º). Sem o preço descartado na série, não há como conferir o critério.
Qual método usar: média, mediana ou menor valor?
A instrução admite os três e pede a justificativa da metodologia. A escolha é do órgão. Na conferência, verifica-se se o método está declarado, justificado e se é o mesmo que a planilha aplica.
Vocês dizem se o preço estimado está correto?
Não. Avaliar se o preço é adequado é atribuição do órgão. Conferimos forma, completude e coerência: se os elementos exigidos pela norma do ente estão no processo, se as contas fecham e se o texto diz o mesmo que a planilha.
Também não emitimos parecer jurídico.
Quando vale uma revisão externa
Quem montou a pesquisa conhece o caminho e não percebe o que falta no papel. A leitura de fora faz a pergunta de quem vai analisar: com o que está no processo, dá para chegar ao mesmo valor?
O serviço de pesquisa de preços e mapa comparativo para contratações públicas organiza as fontes, a série, o método e a memória de cálculo em um mapa que pode ser conferido linha a linha. A conferência da fase preparatória antes do parecer jurídico verifica se a pesquisa conversa com o termo de referência e com as demais peças. Para uma conferência rápida do conjunto, o app Análise Digital tem a conferência da fase preparatória.
Faça agora, no app
Já tem o documento? Envie para a análise digital: o relatório sai no app, com o que atende, o que ajustar e como, sem orçamento.
Quer a pesquisa de preços conferida antes de o processo seguir?
Envie o termo de referência, os orçamentos, o mapa e o regulamento do seu órgão. A análise indica o que será conferido, o prazo e o valor por escrito. Não tem custo e não gera contratação.
Conteúdo informativo, elaborado a partir da Lei nº 14.133/2021, no texto do portal do Planalto; da Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021; dos Acórdãos nº 1875/2021 e nº 2637/2015, ambos do Plenário, consultados na base de jurisprudência do TCU; e do Decreto nº 9.900/2021 do Estado de Goiás, no portal de legislação estadual. Os exemplos são fictícios. Este texto não constitui parecer jurídico: a escolha das fontes, do método e do valor estimado é de quem conduz o processo.