Portaria de designação e matriz de segregação de funções

1. O que é o serviço de portaria e matriz de segregação e para quem serve

Pelo art. 7º da Lei nº 14.133/2021, cabe à autoridade designar os agentes que exercem as funções essenciais da contratação. A portaria é o ato que faz isso. A matriz de segregação é o quadro que mostra as funções que cada servidor recebeu no mesmo processo.

O serviço organiza essa designação a partir das indicações do órgão. A leitura é imparcial: o quadro registra do mesmo modo o que está completo e o que falta, sem juízo sobre as pessoas indicadas.

É indicado para:

• Câmara ou prefeitura com poucos servidores, em que a acumulação é frequente.
• Órgão que usa a mesma portaria há anos, com trocas de servidores no período.
• Setor de compras que prepara várias designações por mês.

Para uma conferência rápida do ato já redigido, o app Análise Digital oferece a análise "Conferência da portaria de designação", com relatório em minutos.

2. O que a lei pede na designação

O art. 7º da Lei nº 14.133/2021 traz três requisitos para os agentes designados:

• Ser, preferencialmente, servidor efetivo (inciso I).
• Ter atribuições ou formação compatível, ou qualificação atestada por escola de governo (inciso II).
• Não ser cônjuge nem parente até o terceiro grau de licitantes ou contratados habituais, nem ter com eles vínculo técnico, comercial, econômico, financeiro, trabalhista ou civil (inciso III).

O § 1º trata da segregação de funções: é vedado designar o mesmo agente para atuação simultânea em funções mais suscetíveis a riscos. Pelo § 2º, a regra vale também para a assessoria jurídica e o controle interno.

O art. 8º prevê o agente de contratação, que no pregão é o pregoeiro, a equipe de apoio e, em bens ou serviços especiais, a comissão de no mínimo 3 membros. O art. 117 prevê os fiscais do contrato e seus substitutos.

3. Matriz, justificativas, termo de ciência e minuta

A entrega tem quatro partes:

• Lista de acumulações e de lacunas: o mesmo servidor em duas funções, função sem titular e titular sem substituto, com o campo em que a autoridade escreve o motivo.
• Matriz de segregação: uma linha por função, com titular, substituto e as demais funções de cada um.
• Minuta da portaria: fundamento, contratação a que se refere, designações, substitutos e vigência.
• Termo de ciência: um por designado, com a função, o processo e o campo de data e assinatura.

Quando o órgão já tem a portaria, o serviço confere o ato com as demais peças do processo e aponta nome, cargo ou setor que mudou. O conjunto das peças é conferido em Conferência da Fase Preparatória antes do Parecer Jurídico. Os modelos para os fiscais estão no Kit de Fiscalização de Contratos Administrativos.

4. Órgãos do Estado de Goiás

Para órgãos e entidades do Estado de Goiás, o serviço usa também o Decreto nº 10.216/2023, que trata dos agentes da contratação:

• Portaria de designação na etapa preparatória, com equipe de planejamento, agente de contratação, pregoeiro ou comissão, equipe de fiscalização e equipe de apoio (art. 4º).
• Ciência formal de cada designado (art. 4º, § 4º).
• Capacitação de gestores e fiscais antes da assinatura (art. 6º, § 3º).
• Segregação de funções: pregoeiro, agente de contratação e membro de comissão não acumulam outra função no mesmo processo (art. 7º, § 2º).
• Equipe de fiscalização com gestor, fiscal técnico, fiscal administrativo e fiscal setorial (art. 20).

Para os demais estados e para os municípios, o serviço usa a lei federal e o regulamento local que o órgão enviar.

5. O que não é feito, e por quê

O serviço não escolhe nem indica servidores. A designação é ato da autoridade, que conhece o quadro de pessoal e responde pela escolha.

Não há parecer sobre a legalidade de uma acumulação. A matriz registra o fato e se há motivo escrito. Avaliar se a acumulação é admissível cabe à autoridade e à assessoria jurídica.

É recusada a demanda em que haja impedimento legal ou conflito de interesse do responsável técnico em relação ao órgão ou ao processo. Veja a página de Atuação e Limites.

6. Prazos de referência

Matriz, minuta e termos para uma contratação: de 2 a 3 dias úteis. Conferência de portaria já redigida: de 1 a 2 dias úteis. Portaria que abrange várias contratações: de 3 a 5 dias úteis.

Urgência altera o valor.

7. Como enviar

Envie pelo WhatsApp ou pela página de Orçamento:

• A contratação a que a designação se refere.
• A portaria atual e o modelo de ato do órgão, se houver.
• As indicações por função, com titular e substituto.
• O regulamento local sobre agentes de contratação e fiscais.

Matrícula, CPF e outros dados pessoais não são necessários. As indicações podem vir por iniciais ou por cargo.

8. Exemplo de matriz de segregação

O recorte mostra o formato da matriz. O órgão, a contratação e os servidores são fictícios: Secretaria de Administração de Campo Sereno, pregão para serviço de recepção.

9. Perguntas frequentes

Vocês indicam quem deve ser o fiscal? Não. Os servidores são indicados pelo órgão.

O mesmo servidor pode acumular funções? A Lei nº 14.133/2021 veda a atuação simultânea em funções mais suscetíveis a riscos (art. 7º, § 1º). Avaliar o caso cabe à autoridade e à assessoria jurídica.

A portaria pode valer para várias contratações? Depende do regulamento e da prática do órgão. O serviço atende os dois formatos.

Vocês redigem a justificativa da acumulação? O motivo é informado pelo órgão. A redação é ajustada para clareza, sem acrescentar fato.

O termo de ciência é obrigatório? Depende do regulamento do ente. Em Goiás, o Decreto nº 10.216/2023 prevê a ciência formal de cada designado (art. 4º, § 4º).

Atendem estados e municípios? Sim, com a Lei nº 14.133/2021 e o regulamento local enviado.

O serviço garante que a designação não será questionada? Não. A designação é ato da autoridade competente e pode ser avaliada pela assessoria jurídica e pelos órgãos de controle. O serviço entrega a matriz e a minuta conferidas.