Kit de fiscalização de contratos administrativos

1. O que é o kit de fiscalização e para quem serve

Pelo art. 117 da Lei nº 14.133/2021, a execução do contrato é acompanhada por um ou mais fiscais. O fiscal anota em registro próprio todas as ocorrências e determina o que for necessário para regularizar (§ 1º).

O kit é o conjunto de modelos que sustenta esse registro, montado pelo responsável técnico a partir do contrato enviado. Os modelos são imparciais: registram do mesmo modo o que foi cumprido e o que não foi, sem tomar o lado do órgão nem o da contratada.

É indicado para:

• Empresa contratada que quer acompanhar medições, certidões e prazos com o mesmo roteiro do fiscal.
• Fiscal designado pela primeira vez.
• Órgão que quer padronizar a fiscalização de vários contratos.

Para levantar os prazos e as obrigações do contrato em minutos, o app Análise Digital oferece a análise "Ficha de prazos e obrigações do contrato".

2. O que vem no kit

Cada modelo vem em arquivo editável, com os campos do contrato já preenchidos:

• Calendário de certidões e de vencimentos: validade dos documentos exigidos, garantia, vigência e datas dos relatórios.
• Checklist de medição: os itens a conferir antes de atestar, conforme o critério do contrato.
• Registro de ocorrências: data, fato, providência determinada, prazo e situação.
• Relatório mensal do fiscal: medição, ocorrências, pendências e encaminhamentos ao gestor.
• Tabela de glosas: item, critério do contrato, quantidade não entregue ou fora do padrão e desconto.
• Termos de recebimento provisório e definitivo, na sequência do art. 140 da Lei nº 14.133/2021.

O calendário de certidões se apoia em uma cláusula necessária do contrato: a manutenção, durante toda a execução, das condições de habilitação (art. 92, XVI). O controle de vigências de vários contratos é feito em Controle de Contratos.

Quando o órgão já tem modelos próprios, o serviço pode ser a revisão deles.

3. Glosa, multa e refazimento: três coisas diferentes

A Lei nº 14.133/2021 não define glosa. O termo vem da prática contratual e designa o desconto, no pagamento, do que não foi entregue ou ficou fora do padrão combinado, conforme a regra de medição do contrato (art. 92, VI).

Multa é uma das sanções do art. 156, ao lado da advertência, do impedimento de licitar e contratar e da declaração de inidoneidade. A sua aplicação passa por processo com defesa da contratada, no prazo de 15 dias úteis (arts. 157 e 158). Refazimento é a determinação para corrigir ou repetir o que foi executado fora do padrão.

Enquadrar um fato como glosa, sanção ou refazimento cabe ao fiscal e ao gestor.

4. Quem preenche cada modelo

O roteiro de uso indica quem preenche cada modelo, em que momento e a quem encaminha. A divisão segue a portaria de designação e o modelo de gestão do contrato, que é cláusula necessária (art. 92, XVIII).

No Estado de Goiás, o Decreto nº 10.216/2023 compõe a equipe de fiscalização com gestor, fiscal técnico, fiscal administrativo e fiscal setorial (art. 20). Para os demais entes, vale o regulamento local enviado.

Se a designação ainda não foi feita ou está desatualizada, veja Portaria de Designação e Matriz de Segregação de Funções.

5. O que não é feito, e por quê

O kit não traz parecer sobre cláusula. Quando o contrato é omisso ou contraditório em um ponto de que o modelo precisa, o campo fica em aberto e a dúvida é listada para a equipe resolver.

Não há aplicação de sanção, cálculo de multa nem redação de notificação, defesa ou recurso. O preenchimento periódico é de quem fiscaliza. Não se pede senha de sistema.

Não é atendida demanda em que haja impedimento legal ou conflito de interesse do responsável técnico em relação ao órgão, à contratada ou ao contrato. Veja a página de Atuação e Limites.

6. Prazos de referência

Kit para contrato de até 40 páginas: de 4 a 6 dias úteis. De 41 a 100 páginas: de 6 a 9 dias úteis. Revisão de modelos que o órgão já usa: de 3 a 5 dias úteis. Rodada de ajustes, até 2 dias úteis.

Urgência altera o valor.

7. Como enviar

Envie pelo WhatsApp ou pela página de Orçamento:

• A portaria de designação, se houver.
• O contrato assinado ou a minuta, com os aditivos.
• O regulamento de fiscalização do ente e os modelos já usados.
• O termo de referência e a proposta.

Nomes, documentos pessoais e dados bancários podem ser suprimidos antes do envio. Os modelos identificam as pessoas pela função.

8. Exemplo de registro de ocorrências

O recorte mostra o formato do registro. O órgão, a empresa e as datas são fictícios: Fundação Cultural de Rio Dourado, contrato de limpeza predial com a empresa Brilho Sul Serviços.

9. Perguntas frequentes

O kit serve para qualquer contrato? Os modelos são ajustados ao contrato enviado. Obras e serviços de engenharia são avaliados no orçamento.

Vocês fiscalizam o contrato? Não. A fiscalização é do servidor designado. O serviço entrega os modelos e o roteiro de uso.

A empresa contratada pode pedir o kit? Sim, para acompanhar as próprias obrigações. Defesa e recurso não são redigidos.

O kit diz quando aplicar multa? Não. Ele separa glosa, multa e refazimento. A aplicação de sanção é decisão da Administração.

Já temos modelos. O que muda? O serviço pode ser a revisão do que o órgão usa, com a lista de campos que faltam e de trechos a ajustar.

Em que formato os modelos são entregues? Em Word e Excel, editáveis, com os dados do contrato preenchidos.

O kit garante uma fiscalização sem apontamentos? Não. A fiscalização é exercida pelo fiscal e pelo gestor, e a avaliação dela é da autoridade competente e dos órgãos de controle. O serviço entrega modelos ajustados ao contrato.