Relatório de fiscalização de contrato: como registrar os fatos sem adjetivos e sem propor sanção

Ver o problema na execução do contrato é a parte do trabalho. O que costuma fragilizar o documento é a escrita: a data que falta, a evidência que não foi guardada, o prazo que ninguém definiu e a conclusão que não era do fiscal.

Este guia é informativo e foi escrito a partir de boas práticas de gestão e fiscalização de contratos. Não consultamos norma específica para esta versão. O contrato, o edital e o regulamento do seu órgão prevalecem sobre qualquer orientação geral, e dúvida jurídica deve ir à assessoria do órgão.

O papel do fiscal: registrar, não julgar

O fiscal de um contrato acompanha a execução e registra o que vê. Quem decide o que fazer com esse registro, inclusive se há ou não descumprimento, é o gestor e, quando for o caso, a autoridade competente, depois de ouvir a contratada. Um relatório que mistura as duas coisas fica frágil: se o fato é verdadeiro, mas vem enrolado em opinião e pedido de sanção, ele perde força justamente onde mais precisa dela.

Esta é uma orientação geral. O contrato e o regulamento do seu órgão dizem como o relatório deve ser feito.

Fato com data, local e evidência

Compare o que costuma aparecer com o que se sustenta:

Observe que a última coluna não conclui nada: ela só descreve. A conclusão é de quem decide.

Estrutura do relatório

Quando o órgão não fixa um modelo, um relatório de fiscalização costuma trazer, nesta ordem:

1. identificação do contrato, do objeto, do período e do fiscal;
2. a obrigação ou a cláusula verificada;
3. cada ocorrência, com data, local e evidência;
4. as providências já tomadas e as ocorrências anteriores;
5. a medição e o ateste, com a conta feita;
6. a comunicação feita à contratada e o prazo dado;
7. o encaminhamento ao gestor.

Um relatório curto e completo vale mais que um longo e vago. Cada ocorrência deve caber em poucas linhas e apontar para a evidência.

Notificação à contratada

A notificação não é a decisão. Ela comunica o que foi constatado e dá à empresa a chance de corrigir ou de se manifestar. Para que cumpra esse papel, precisa de:

• o fato descrito de forma objetiva, com data e local;
• a cláusula ou a obrigação a que se refere;
• o que se espera da empresa e em que prazo;
• a forma de comunicação e o registro do recebimento;
• tom neutro, sem acusação e sem adjetivo.

Guarde o comprovante de envio e de recebimento. Sem ele, fica difícil provar que a empresa foi comunicada.

Erros que mais pedem correção

• Adjetivo no lugar de fato: "frequentemente", "sempre", "péssimo", sem data.
• Fato sem evidência: o texto cita foto ou ata que ninguém guardou.
• Valor que não fecha: o total do ateste é diferente da conta quantidade x valor unitário.
• Sanção no relatório: o fiscal recomenda multa ou rescisão, que não é decisão dele.
• Notificação sem prazo: pede correção "o quanto antes".
• Recebimento sem registro: não consta quando nem como a empresa foi comunicada.
• Datas fora de ordem: a notificação é anterior ao fato que ela descreve.

Checklist antes de assinar

• O contrato, o objeto, o período e o fiscal estão identificados.
• Cada ocorrência cita a cláusula ou a obrigação verificada.
• Todo fato tem data, local e evidência guardada.
• Não há adjetivo sem fato.
• As contas de medição foram refeitas e batem com o ateste.
• A notificação traz prazo claro e registro de recebimento.
• A empresa tem oportunidade de se manifestar.
• O texto não decide sanção: encaminha ao gestor.
• Revisei acentos, concordância e pontuação.

Dúvidas frequentes

Quando vale uma revisão externa

Quem fiscaliza o contrato conhece o fato e, por isso, não percebe quando o texto diz menos do que viu. Uma leitura de fora mostra o adjetivo sem data, a conta que não fecha e a notificação sem prazo.

O serviço de revisão de relatório de fiscalização e notificação de contrato faz essa conferência com o que a instituição ou o destino pede ao lado. Para uma conferência rápida, há a Conferência do relatório de fiscalização e da notificação no app Análise Digital.

Conteúdo informativo, elaborado a partir de boas práticas de gestão e fiscalização de contratos. Não foi consultada norma específica para este texto, e o exemplo é fictício. O contrato, o edital e o regulamento do órgão prevalecem. A decisão sobre qualquer consequência para a contratada cabe à autoridade competente, e este conteúdo não é parecer jurídico.