Revisão de relatório de fiscalização e notificação de contrato

1. O que é a revisão do relatório de fiscalização e da notificação

É a leitura técnica do documento pronto, escrito por você como fiscal ou gestor de contrato público, feita com o contrato ao lado.

O relatório de fiscalização, o termo de recebimento, o registro de ocorrência e a notificação à contratada são documentos que podem ser lidos meses depois, por quem não estava lá: o gestor, o controle interno, a própria empresa. A revisão confere se os fatos estão registrados de forma que se sustente. É indicada para:

• Servidor designado como fiscal que vai assinar o primeiro relatório do contrato.
• Gestor que precisa conferir o que o fiscal registrou antes de encaminhar.
• Quem vai notificar a contratada e quer que o texto seja claro e objetivo.
• Empresa contratada que recebeu uma notificação e quer entender o que ela registra e o que falta nela.

Para uma conferência rápida, o app Análise Digital oferece a análise "Conferência do relatório de fiscalização e da notificação".

2. O que o relatório precisa registrar

O modelo e as exigências variam conforme o órgão e o contrato, e o que está no contrato e no regulamento do seu órgão vale mais do que qualquer roteiro geral. Na prática, um relatório de fiscalização costuma identificar:

• O contrato, o objeto, o período fiscalizado e o fiscal responsável.
• A obrigação ou a cláusula verificada em cada ocorrência.
• Cada fato, com data, local e evidência.
• O prazo dado à contratada para corrigir ou se manifestar.
• Ocorrências anteriores e providências já tomadas.
• A medição e o valor atestado, quando houver.
• O encaminhamento ao gestor.

A revisão confere a presença de cada item e a coerência entre eles: a data do fato vem antes da data da notificação, a cláusula citada trata mesmo daquela obrigação e o período do relatório é o mesmo do ateste.

3. Fatos, não adjetivos

"A empresa frequentemente atrasa" e "o serviço é péssimo" não se sustentam sozinhos. "Em 12/03, às 8h, o posto da portaria B estava sem funcionário até as 9h30, conforme registro de ponto e foto anexa" se sustenta. A revisão marca o adjetivo sem fato e pergunta que data, que local e que evidência você tem. O serviço não cria nenhum desses dados: se não existem, o comentário avisa que o trecho está sem base.

• Palavras como "sempre", "nunca", "frequentemente" e "reiteradamente" pedem datas.
• Julgamentos como "péssimo" e "negligente" pedem o fato que os explica.
• Evidências citadas precisam ter sido guardadas: foto, ata, e-mail, registro de ponto, ordem de serviço.
• O fato descrito não deve ser misturado com a conclusão sobre ele.

4. Medição, ateste e valores

Quando o documento traz quantidade, valor unitário, dias trabalhados ou desconto, a conferência refaz a conta e a escreve na observação, por exemplo: "22 dias x R$ 300,00 = R$ 6.600,00". Se o resultado for diferente do valor escrito, a divergência é apontada com os dois números, sem dizer qual deles é o correto: a decisão é sua e do gestor.

Itens que costumam divergir:

• Quantidade medida diferente da quantidade atestada.
• Valor unitário que não é o do contrato ou do último aditivo.
• Período do ateste diferente do período fiscalizado.
• Desconto citado no texto, mas ausente no total.

5. Notificação à contratada e prazo para manifestação

A notificação é a comunicação formal à empresa. Ela precisa dizer o que foi constatado, em que cláusula, qual providência se espera e em que prazo, e deixar registrado como e quando a empresa recebeu. A revisão confere:

• Se o fato descrito é o mesmo do relatório.
• Se há prazo para corrigir ou se manifestar e se ele é claro.
• Se a forma de comunicação e a data de recebimento ficam registradas.
• Se a empresa tem oportunidade de se manifestar antes de qualquer apuração.
• Se o tom é objetivo, sem acusação nem adjetivo.

Se o texto já traz recomendação de sanção, a revisão aponta que essa decisão cabe à autoridade competente, sem opinar sobre ela. Para entender a diferença entre os institutos, veja Glosa e multa no contrato administrativo.

6. Prazo e valor

Relatório de até 15 páginas: de 1 a 2 dias úteis. Com contrato e várias ocorrências para conferir: de 2 a 4 dias úteis. Acima disso, o prazo é definido na análise do material.

A análise digital no app custa a partir de R$ 34,90 e o serviço completo, com revisão pela equipe, a partir de R$ 190,00, R$ 190,00 por relatório. O valor definitivo é informado por escrito antes de qualquer pagamento. Para uma estimativa, use o simulador da página de Orçamento.

7. Como enviar

Envie pelo WhatsApp ou pela página de Orçamento, com estes itens:

• O relatório, o termo ou a notificação em Word ou PDF.
• A cláusula do contrato que trata da obrigação verificada.
• A lista de ocorrências anteriores, se houver.
• A medição ou o ateste, quando o documento trouxer valores.
• A data em que o documento precisa estar pronto.

Retire antes do envio nomes de pessoas, CPF e dados bancários. Eles não são necessários para a conferência.

8. Exemplo fictício de lista de pendências

O recorte abaixo mostra o formato da lista. O contrato, as datas e os valores são fictícios e foram montados só para este exemplo.

Na entrega real, a lista cobre o documento inteiro e as ocorrências que você enviou.

9. Perguntas frequentes

Vocês dizem se a contratada descumpriu o contrato? Não. Essa conclusão cabe ao gestor e à autoridade competente, com a oportunidade de manifestação da empresa. A revisão confere se os fatos estão registrados de forma clara.

Vocês recomendam multa, glosa ou rescisão? Não. O serviço não propõe, não recomenda e não avalia sanção. Se o seu texto já traz esse pedido, ele é apontado como fora do papel do fiscal.

É um parecer jurídico? Não. É uma revisão técnica e de redação do documento. Dúvida sobre o enquadramento legal deve ir à assessoria jurídica do órgão.

E se eu não enviar o contrato? A conferência cobre o que o documento diz, e os itens que dependem do contrato ficam como não verificáveis, com a indicação da cláusula que você deve juntar.

Posso enviar só a notificação? Sim. Cada documento é conferido pelas partes que lhe cabem.

A empresa contratada pode usar o serviço? Pode, para entender e revisar a resposta que vai enviar. O serviço não decide quem tem razão.

A revisão garante o resultado do processo? Não. O serviço entrega o texto revisado e a lista do que depende de você. A decisão é da autoridade competente.