Controle de contratos: prazos, obrigações e vigências

1. O que é o serviço de controle de contratos

É a organização das informações que estão dentro dos contratos da sua empresa ou do seu órgão. Cada contrato é lido e resumido em uma ficha, e as datas de todos eles vão para uma planilha única, com alerta de vencimento.

O serviço atende os dois lados da contratação pública. A empresa contratada precisa saber quando pedir a prorrogação, a repactuação e a renovação da garantia. O gestor e o fiscal do contrato precisam acompanhar a vigência, os documentos de cada pagamento e as obrigações da contratada. Contratos entre empresas privadas seguem o mesmo método.

É indicado para:

• Empresa que venceu licitações e passou a ter vários contratos com datas diferentes.
• Empresa que perdeu prazo de prorrogação, de reajuste ou de renovação de garantia.
• Gestor ou fiscal designado que recebeu um contrato em andamento e precisa se situar.
• Setor de contratos de órgão de pequeno porte, sem sistema de acompanhamento.
• Escritório de contabilidade ou de administração que cuida dos contratos de clientes.

2. O que a ficha-resumo traz

A ficha cabe em uma ou duas páginas e responde às perguntas que surgem no dia a dia do contrato. Cada campo indica a cláusula de onde a informação foi tirada:

• Partes, número do contrato, processo e objeto.
• Valor, forma de pagamento e documentos exigidos para pagar ou receber.
• Início e fim da vigência, prazo de execução e condições de prorrogação.
• Reajuste ou repactuação: índice, data-base e prazo para o pedido.
• Garantia: valor, modalidade, validade e condições de renovação.
• Obrigações de cada parte que têm prazo ou periodicidade.
• Sanções previstas e hipóteses de extinção.
• Gestor, fiscal e preposto, quando indicados.
• Termos aditivos e apostilamentos, em ordem de data, com o que cada um alterou.

Quando o contrato é omisso ou traz informações que não batem entre si, o campo é marcado como ponto a confirmar, com a indicação das cláusulas envolvidas.

3. Planilha de vigências e alertas

A planilha reúne todos os contratos em uma só tela, com uma linha para cada um. As colunas trazem as datas da ficha e calculam, sozinhas, quantos dias faltam para cada vencimento.

Os alertas funcionam por cor. O prazo de antecedência é você quem define: por exemplo, 120 dias para o fim da vigência, 60 dias para a data-base do reajuste e 30 dias para a validade da garantia. A planilha não depende de macro nem de programa instalado, e as fórmulas ficam abertas.

Quando a empresa também precisa organizar certidões e documentos de habilitação com validade, o controle é tratado no serviço de Habilitação em Contratações Públicas.

4. Calendário de obrigações e conferência mensal

Muitos contratos trazem obrigações que se repetem: relatório mensal, comprovação de regularidade fiscal e trabalhista a cada pagamento, reunião periódica, entrega de documentos dos empregados alocados. O calendário lista essas obrigações por mês, com o responsável e a cláusula.

Para contratos administrativos, a entrega inclui uma lista de conferência mensal. Para a empresa, é a lista do que juntar ao pedido de pagamento. Para o fiscal, é a lista do que conferir antes de atestar. Nos dois casos, os itens vêm do próprio contrato e do termo de referência, e não de um modelo genérico.

5. O que não é feito, e por quê

A ficha diz o que está escrito no contrato. Ela não avalia se a cláusula é válida, se é vantajosa ou como deve ser interpretada em caso de conflito. Essa análise é jurídica e cabe a advogado ou à assessoria jurídica do órgão.

Não são redigidos aditivos, notificações, defesas ou pedidos de reequilíbrio, e não são feitos os cálculos de reajuste e de repactuação. Para contratos de serviços com mão de obra, a atualização da planilha de custos é tratada no serviço de Planilha de Custos e Formação de Preços.

O serviço entrega os instrumentos de controle. Manter a planilha atualizada depois da entrega é com a sua equipe. É recusada a demanda em que haja impedimento legal ou conflito de interesse do responsável técnico em relação ao órgão ou ao contrato. Os limites de todos os serviços estão na página de Atuação e Limites.

6. Prazos de referência

Até 3 contratos, de 3 a 5 dias úteis. De 4 a 10 contratos, de 5 a 9 dias úteis. Carteira maior tem prazo definido no orçamento.

O prazo começa a contar do aceite do orçamento e do recebimento de todos os contratos e aditivos. Se houver vencimento próximo, informe ao pedir o orçamento, para que esse contrato seja tratado primeiro.

7. Como enviar

Envie pelo WhatsApp ou pela página de Orçamento, com estes itens:

• Os contratos, com anexos, em PDF ou Word.
• Os termos aditivos e apostilamentos de cada contrato.
• O termo de referência, quando as obrigações estiverem nele.
• A planilha ou o controle que você usa hoje, se houver.
• A antecedência com que deseja ser avisado de cada vencimento.

Contrato digitalizado como imagem é aceito, desde que legível. Dados que não interessem ao controle podem ser suprimidos antes do envio.

8. Exemplo de planilha de vigências

O recorte abaixo mostra o formato da planilha. Os contratos e as datas são fictícios e servem apenas para ilustrar a entrega.

Na entrega real, as colunas de dias restantes e de alerta são calculadas pela planilha a cada abertura do arquivo.

9. Perguntas frequentes

Vocês analisam se o contrato é bom para a minha empresa? Não. A ficha mostra o que o contrato estabelece. Avaliar riscos e vantagens é trabalho de advogado.

A planilha avisa sozinha? Ela calcula os dias restantes e muda a cor da linha quando o prazo de antecedência é atingido. O aviso aparece ao abrir o arquivo; não há envio automático de mensagem.

Serve para contrato entre empresas privadas? Sim. O método é o mesmo: ficha, planilha de vencimentos e calendário de obrigações.

Vocês pedem a prorrogação ou o reajuste por mim? Não. O serviço mostra quando e com que antecedência o pedido precisa ser feito, conforme o contrato. O pedido é feito pela empresa.

E se o contrato tiver muitos aditivos? Os aditivos entram na ficha em ordem de data, com o que cada um alterou, e a planilha usa a vigência e o valor atualizados.

Sou fiscal de contrato. O serviço me atende? Sim. A ficha e a lista de conferência ajudam a acompanhar a execução. As decisões e o ateste continuam sendo do fiscal e do gestor.

Vocês acompanham os contratos mês a mês? Não. A entrega é dos instrumentos de controle, com orientação de uso. A atualização é feita pela sua equipe.