Plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos

1. O que é a tabela de temporalidade de documentos

O plano de classificação organiza os documentos por função e atividade, com um código para cada série. A tabela de temporalidade usa esse mesmo código e informa, para cada série, quanto tempo o documento fica na fase corrente, quanto tempo fica na fase intermediária e qual é a destinação final: eliminação ou guarda permanente.

A Lei nº 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos, identifica os documentos públicos como correntes, intermediários e permanentes. Empresas e entidades privadas costumam adotar a mesma lógica, com prazos que vêm da legislação da sua atividade.

É indicado para:

• Associações e entidades que trocaram de diretoria e herdaram o arquivo sem regra.
• Empresas e escritórios com arquivo acumulado e sem critério de descarte.
• Escolas que guardam documentos de alunos, de pessoal e de gestão.
• Órgãos públicos de pequeno porte que precisam revisar ou adaptar seus instrumentos.

Para uma conferência rápida de uma tabela já existente, o app Análise Digital oferece a análise "Conferência de plano de classificação e tabela de temporalidade".

2. Como a tabela de temporalidade é montada

O trabalho parte da lista de documentos que a organização produz e recebe. Cada linha da tabela final traz:

• Código e nome da série documental.
• Prazo na fase corrente: o tempo de uso no dia a dia, no setor.
• Prazo na fase intermediária: o tempo de guarda com pouca consulta, aguardando a destinação.
• Destinação final: eliminação ou guarda permanente.
• Base legal ou justificativa do prazo, como informada pelo cliente.
• Observações: o evento que dispara a contagem, como "encerramento do contrato" ou "desligamento do empregado".

A base de cada prazo vem do cliente: do contador, do jurídico, de norma setorial ou de decisão interna registrada. Quando uma série não tem base informada, ela não recebe prazo inventado. Vai para a lista de pendências, com a pergunta a fazer e a quem.

A organização física segue o plano e é tratada em Organização de Arquivos e Gestão Documental.

3. Órgãos públicos: CONARQ, comissão e arquivo público

No setor público, a gestão de documentos tem regras próprias. Pelo art. 9º da Lei nº 8.159/1991, a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas depende de autorização da instituição arquivística pública, na sua esfera de competência.

A Resolução CONARQ nº 40/2014, com a redação dada pela Resolução nº 44/2020, trata dos procedimentos de eliminação nos órgãos integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. Entre eles estão a avaliação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, a listagem de eliminação, o edital de ciência e o termo de eliminação.

Para órgãos públicos, a conferência usa:

• O código de classificação e a tabela de temporalidade das atividades-meio adotados pelo ente, na versão vigente.
• Os instrumentos e as orientações do arquivo público do estado ou do município, quando existirem.
• As normas internas do órgão sobre a comissão de avaliação.

O serviço prepara e confere a minuta. A aprovação é da comissão de avaliação e da instituição arquivística competente.

4. O que não é feito, e por quê

O prazo legal de guarda depende da área: contratual, fiscal, previdenciária, setorial, trabalhista. Defini-lo é atribuição de quem responde por ela, como o contador ou o jurídico.

Nenhum documento é eliminado pela MecenaSTD. A eliminação é ato da organização, depois da avaliação e, no setor público, da autorização da instituição arquivística. O serviço também não substitui a comissão de avaliação nem o trabalho de arquivista, quando a organização tiver ou precisar desse profissional.

Digitalização e trabalho físico estão fora do escopo: o atendimento é 100% on-line. Os limites de todos os serviços estão em Atuação e Limites.

5. Prazos de referência

Até 40 séries documentais, de 7 a 10 dias úteis. Acima disso, prazo definido na análise da lista enviada.

6. Como enviar

Envie pelo WhatsApp ou pela página de Orçamento:

• A lista de documentos que a organização produz e recebe, por setor.
• A tabela ou o plano atual, se houver.
• Os prazos já adotados e a fonte de cada um.
• Para órgãos públicos: o instrumento do ente e o ato que criou a comissão de avaliação.
• O tipo de organização e a área de atuação.

Não envie os documentos em si: a lista dos tipos basta.

Se a rotina que gera os documentos ainda não está descrita, o Mapeamento de Processos e Fluxogramas ajuda a levantar o que cada setor produz.

7. Exemplo de linhas da tabela de temporalidade

O recorte abaixo mostra o formato da tabela. A organização, os códigos e as séries são fictícios, e os prazos estão marcados como "informado" ou "a confirmar" para ilustrar o tratamento de cada caso.

8. Perguntas frequentes

Vocês dizem por quanto tempo devo guardar cada documento? Não por conta própria. O prazo vem da base que a organização informa. Sem ela, a série vai para a lista de pendências.

Vocês fazem o descarte dos documentos? Não. A eliminação é ato da organização. No setor público, depende ainda da avaliação pela comissão e da autorização da instituição arquivística competente.

Atendem órgãos públicos municipais? Sim. A conferência usa os instrumentos do ente e do arquivo público, quando existirem. A aprovação é da comissão e da instituição competente.

Preciso enviar os documentos? Não. Basta a lista com os tipos de documento, por setor, e os prazos já adotados.

Vocês digitalizam o arquivo? Não. O serviço trata dos instrumentos de classificação e de temporalidade. Digitalização e trabalho físico estão fora do escopo.

A tabela serve para documentos digitais? Sim. Classificação e prazos valem para o documento, em papel ou digital. A forma de guarda digital é definida pela organização.

A tabela garante que nenhuma eliminação será questionada? Não. Quem decide a eliminação é a organização e, no setor público, a instituição arquivística que autoriza. O serviço entrega os instrumentos organizados e a lista do que confirmar.