Tabela de temporalidade: fases corrente, intermediária e permanente, colunas da tabela, plano de classificação e de onde vêm os prazos de guarda.
Tabela de temporalidade: o que é e como organizar os prazos de guarda
A tabela de temporalidade diz quanto tempo cada tipo de documento fica guardado e o que acontece com ele depois: eliminação ou guarda permanente. Este guia explica as fases do documento, as colunas da tabela, como montar o plano de classificação e como registrar a base de cada prazo, com um exemplo fictício.
Todo arquivo cresce. Pastas que ninguém abre há anos dividem espaço com documentos que precisam ser achados em minutos. Uns querem jogar tudo fora; outros têm medo de jogar qualquer coisa. Os dois lados têm motivo: eliminar o documento errado pode deixar a organização sem prova, e guardar tudo para sempre custa espaço, tempo e dinheiro.
A tabela de temporalidade resolve esse impasse com regra escrita. Ela não é uma lista de palpites: cada prazo tem uma base, que pode ser uma lei, uma norma do setor, um contrato ou uma decisão justificada da organização. Este guia mostra como a tabela funciona e como organizá-la. Os prazos específicos do seu caso vêm de quem tem a atribuição de defini-los.
O que é uma tabela de temporalidade
A tabela de temporalidade é o instrumento que define, para cada série documental, por quanto tempo os documentos ficam guardados e qual a destinação final deles. No setor público, o nome completo costuma ser "tabela de temporalidade e destinação de documentos".
Ela anda junto com o plano de classificação (também chamado de código de classificação), que organiza os documentos por função e atividade. O plano diz "onde" cada documento se encaixa; a tabela diz "por quanto tempo" e "para onde vai". Um sem o outro funciona mal.
Série documental é o conjunto de documentos do mesmo tipo, produzidos pela mesma atividade. "Folhas de pagamento", "contratos com fornecedores" e "atas do conselho" são séries. A tabela trabalha com séries, e não com cada papel isolado.
As três fases do documento
A Lei 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados, define três fases para os documentos públicos (art. 8º). A mesma lógica é usada por organizações privadas:
A mesma lei define a gestão de documentos como o conjunto de procedimentos que acompanha o documento da produção ao arquivamento nas fases corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente (art. 3º).
Como montar o plano de classificação
O plano de classificação organiza os documentos pelas funções e atividades da organização, e não pelo nome do setor. Setores mudam de nome e de lugar no organograma; as funções continuam. Um caminho prático:
- Liste as grandes funções da organização (por exemplo: administração geral, pessoal, finanças, atividade principal).
- Divida cada função em atividades (em pessoal: admissão, folha de pagamento, férias, desligamento).
- Para cada atividade, liste os tipos de documento que ela produz ou recebe.
- Atribua um código a cada nível, de forma hierárquica (por exemplo: 20 Pessoal; 21 Admissão; 22 Folha de pagamento).
- Confira se todo documento encontrado no levantamento cabe em algum código.
Comece pelo levantamento real: o que existe nas pastas, nos armários e nos sistemas. Plano feito só a partir do organograma deixa de fora documentos que todo mundo produz e ninguém lembra.
As colunas da tabela de temporalidade
As tabelas usadas no setor público, como as que seguem o modelo do Arquivo Nacional, costumam ter estas colunas. Organizações privadas podem adotar a mesma estrutura:
A coluna de observações é a mais esquecida e uma das mais importantes. Sem ela, ninguém sabe daqui a cinco anos por que aquele prazo foi escolhido, nem a partir de quando contá-lo.
Exemplo fictício: três linhas de uma tabela
A Escola Raízes, particular e fictícia, montou sua primeira tabela. Veja três linhas, com prazos ilustrativos, apenas para mostrar o preenchimento:
Repare que a terceira linha ficou com "a confirmar". Isso não é defeito: é a forma honesta de tratar um prazo que depende de lei e de quem tem a atribuição de interpretá-la. Uma tabela com lacunas marcadas é melhor do que uma tabela com prazos inventados.
Não copie prazos de outra organização. Tabelas publicadas por órgãos e empresas servem de inspiração para a estrutura, mas os prazos dependem da atividade, do setor e das leis que se aplicam a cada caso.
De onde vêm os prazos de guarda
Cada prazo da tabela precisa ter uma base registrada. As fontes mais comuns:
- Lei ou norma: legislação trabalhista, previdenciária, fiscal, sanitária, educacional ou do setor específico.
- Contrato: cláusula que exige guarda de documentos por certo tempo.
- Prazo para ações e fiscalização: o tempo durante o qual o documento pode ser exigido como prova.
- Uso administrativo: o tempo que a própria organização precisa consultar o documento.
- Valor histórico: documentos que contam a trajetória da organização.
Quem confirma cada prazo é quem tem a atribuição: o contador para documentos fiscais e contábeis, o jurídico para prazos legais e contratuais, o responsável técnico para normas do setor. Monte uma lista dos prazos a confirmar, com a série e a dúvida, e leve a essas pessoas.
Órgãos públicos: regras próprias
No setor público, a tabela de temporalidade não é uma escolha da equipe. A Lei 8.159/1991 (art. 9º) determina que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas ou de caráter público depende de autorização da instituição arquivística pública na sua esfera de competência. Na prática:
- No Poder Executivo federal, o Arquivo Nacional aprova e atualiza, por portaria, o código de classificação e a tabela de temporalidade das atividades-meio, de uso comum a todos os órgãos.
- As atividades-fim de cada órgão têm instrumentos próprios, elaborados pela comissão permanente de avaliação de documentos do órgão e aprovados pela instituição arquivística competente.
- Estados e municípios seguem as regras do seu arquivo público e do conselho estadual ou municipal de arquivos, quando existirem.
Para órgãos públicos, a revisão de texto e de organização pode ajudar, mas a decisão sobre prazos e eliminação é da comissão de avaliação e do arquivo público competente.
Checklist final da tabela
- O levantamento dos documentos foi feito nas pastas e nos sistemas reais.
- O plano de classificação está organizado por funções e atividades.
- Todo documento levantado cabe em algum código.
- Cada série tem prazo na fase corrente e na intermediária.
- Cada série tem destinação final: eliminação ou guarda permanente.
- A coluna de observações traz a base do prazo e o evento que inicia a contagem.
- Os prazos que dependem de lei foram confirmados por quem tem a atribuição.
- Os itens "a confirmar" estão em lista, com responsável.
- A tabela foi aprovada por quem responde pela organização ou pela comissão competente.
- Há uma data prevista para revisar a tabela.
Dúvidas frequentes
Empresa privada é obrigada a ter tabela de temporalidade?
Não há uma regra geral que obrigue toda empresa a ter o instrumento, mas várias leis exigem a guarda de documentos por certos prazos. A tabela é a forma organizada de cumprir essas exigências e saber o que pode ser eliminado.
Qual a diferença entre plano de classificação e tabela de temporalidade?
O plano organiza os documentos por função e atividade, com códigos. A tabela usa esses códigos e define prazos de guarda e destinação final. Os dois costumam ser elaborados juntos.
Documento digitalizado pode ser eliminado no papel?
Depende do tipo de documento e das regras aplicáveis. A digitalização não muda automaticamente o prazo de guarda do original. Confirme com o jurídico e, em órgãos públicos, com a comissão de avaliação e o arquivo público.
Quando começa a contar o prazo?
Depende da série. Pode ser a data do documento, o fim do contrato, o desligamento do empregado ou o fim do exercício. Por isso, o evento que inicia a contagem deve constar das observações.
De quanto em quanto tempo revisar a tabela?
Sempre que surgir atividade nova, mudar uma lei aplicável ou a organização mudar de estrutura. Uma revisão periódica programada ajuda a não esquecer.
Vocês decidem os prazos e eliminam os documentos?
Não. Organizamos o plano e a tabela a partir da lista de documentos e das regras que você informa, e listamos o que precisa ser confirmado pelo contador, pelo jurídico ou pela comissão de avaliação. Não definimos prazo legal sem base informada, não eliminamos documentos e não fazemos digitalização.
Quando vale uma revisão externa
Montar a primeira tabela é um trabalho de organização: juntar o levantamento, dar códigos coerentes, preencher colunas e não deixar prazo sem base. É fácil perder séries no caminho ou repetir a mesma série com dois nomes.
O serviço de plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos monta ou revisa os dois instrumentos a partir da lista de documentos e das regras que você informar, registra a base de cada prazo e entrega a lista do que precisa ser confirmado por quem tem a atribuição. Quando os documentos nascem de rotinas ainda não escritas, o manual de procedimentos e POP ajuda a padronizar os registros. Para uma conferência rápida de uma tabela pronta, há a Conferência de plano de classificação e tabela de temporalidade no app Análise Digital.
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Conteúdo informativo, elaborado a partir da Lei 8.159/1991 (arts. 3º, 8º e 9º), de orientações publicadas pelo Arquivo Nacional e de instrumentos de gestão documental divulgados por instituições federais de ensino, consultados em outubro de 2026. Os exemplos e prazos do texto são fictícios e ilustrativos. Prazos de guarda e eliminação dependem da legislação aplicável e são definidos por quem tem a atribuição: contador, jurídico, comissão de avaliação de documentos e arquivo público competente.