Digitalização de documentos: o que pode ser eliminado depois pelo Decreto 10.278/2020, o que não pode, requisitos técnicos e roteiro de triagem do acervo.
Digitalização de documentos: o que pode ser eliminado depois e o que não pode
A digitalização de documentos promete liberar espaço, mas não autoriza jogar fora tudo o que passou pelo scanner. A regra federal permite descartar o papel em muitos casos, desde que a digitalização siga requisitos técnicos e que o documento não esteja em uma das exceções. Este guia mostra o que pode ser eliminado depois, o que não pode e como fazer a triagem antes de ligar o scanner.
O roteiro costuma ser o mesmo: o arquivo físico ocupa uma sala inteira, alguém sugere digitalizar tudo e, no fim, as caixas vão para o descarte. Meses depois, aparece a necessidade de um original que não existe mais, ou se descobre que os arquivos digitais estão ilegíveis, sem identificação ou espalhados em pastas sem padrão.
A digitalização bem feita resolve espaço e acesso, mas o descarte é uma decisão separada, que depende do tipo de documento, de quem o produziu e de como ele foi digitalizado. Este guia resume o que dizem a Lei 12.682/2012 e o Decreto 10.278/2020 sobre o tema e mostra um roteiro de triagem. A decisão final sobre prazos e eliminação é de quem tem a atribuição: contador e advogado na empresa, comissão de avaliação de documentos e arquivo público no setor público.
Digitalização de documentos: o que diz a regra federal
A Lei 12.682/2012 trata da elaboração e do arquivamento de documentos em meio eletromagnético. A Lei 13.874/2019 incluiu nela o art. 2º-A, que permite armazenar em meio eletrônico documentos públicos ou privados, com os mesmos efeitos do original, desde que a digitalização siga a regulamentação. Essa regulamentação é o Decreto 10.278/2020.
Os pontos centrais do decreto para quem quer descartar o papel:
- Descarte permitido, com exceção. Depois da digitalização feita conforme o decreto, o documento físico pode ser descartado, ressalvado o que tiver conteúdo de valor histórico (art. 9º).
- Guarda do digital. O documento digitalizado sem valor histórico deve ser preservado, no mínimo, até o fim dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se refere (art. 11).
- Armazenamento protegido. O arquivo digital deve ficar protegido contra alteração e destruição e, quando for o caso, contra acesso indevido, com metadados que permitam localizá-lo (art. 10).
A permissão de descarte vale para o documento digitalizado conforme o decreto. Foto de celular, PDF sem identificação ou digitalização sem os requisitos técnicos não se enquadram na regra. Antes de eliminar o papel, confira se a digitalização foi feita no padrão exigido.
Documentos que ficam fora do decreto
O Decreto 10.278/2020 (art. 2º) não se aplica a alguns tipos de documento. Para eles, a regra de descarte do decreto não vale, e o original segue as normas próprias:
Requisitos técnicos da digitalização
O decreto exige que a digitalização garanta integridade e confiabilidade, rastreabilidade e auditabilidade, padrões de qualidade de imagem e legibilidade, confidencialidade quando aplicável e interoperabilidade (art. 4º). Para que o documento digitalizado tenha o mesmo valor do original perante órgão público, há três exigências adicionais (art. 5º): assinatura digital no padrão ICP-Brasil, os padrões técnicos mínimos do Anexo I e os metadados mínimos do Anexo II. Entre particulares, vale o meio de comprovação combinado entre as partes ou aceito por quem recebe o documento (art. 6º).
O que pode ser eliminado depois e o que não pode
Juntando as regras acima, a triagem fica em três grupos:
Há um quarto ponto que muita gente esquece: o arquivo digital também não pode ser apagado antes do prazo. Se o papel foi descartado, o digital passa a ser a única prova, e precisa estar protegido, com cópia de segurança e localizável pelos metadados.
Setor público: tabela de temporalidade antes do scanner
Para órgãos e entidades públicas, o decreto acrescenta duas regras. Antes de digitalizar, o órgão deve avaliar os conjuntos documentais conforme as tabelas de temporalidade, para identificar previamente o que deve ser eliminado (art. 7º). E deve observar a Lei 8.159/1991, a lei de arquivos, e as tabelas de temporalidade aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, nos termos das diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (art. 12).
Na prática, isso significa que digitalizar não muda o prazo de guarda nem dispensa a comissão de avaliação de documentos e o arquivo público competente. Se a série já pode ser eliminada pela tabela, nem vale a pena digitalizar. Se é de guarda permanente, o original não é descartado. O artigo sobre tabela de temporalidade explica como o instrumento funciona.
Exemplo fictício: a triagem antes de digitalizar
A Distribuidora Ponte Alta, empresa fictícia, quer liberar uma sala com 60 caixas. Antes de contratar a digitalização, a equipe montou um quadro de triagem por tipo de documento, com a coluna de prazo preenchida pelo contador e pelo advogado da empresa.
O resultado: menos da metade das caixas precisou ser digitalizada, e nenhum original com valor histórico ou em discussão foi descartado. Cada eliminação ficou registrada em lista, com data, tipo de documento, período e responsável.
Registre o que foi eliminado. Uma lista simples, com tipo de documento, período, quantidade, data e quem autorizou, mostra depois que o descarte foi decidido e não aconteceu por acaso. No setor público, siga o procedimento e o modelo de registro do arquivo público competente.
Checklist antes de descartar o papel
- A triagem foi feita por tipo de documento antes da digitalização.
- Os documentos fora do alcance do decreto foram separados.
- Os documentos com valor histórico foram identificados e serão mantidos.
- No setor público, a tabela de temporalidade aprovada foi consultada.
- Os prazos de guarda foram confirmados por quem tem a atribuição.
- A digitalização seguiu os padrões técnicos do Anexo I.
- Os metadados mínimos do Anexo II foram preenchidos.
- Quando necessário, há assinatura digital no padrão ICP-Brasil.
- Uma amostra dos arquivos digitais foi aberta e conferida.
- Os arquivos digitais têm cópia de segurança e padrão de nomes e pastas.
- A eliminação foi registrada em lista, com autorização.
Dúvidas frequentes
Posso digitalizar com o celular e jogar o papel fora?
Para descartar o original com base no Decreto 10.278/2020, a digitalização precisa atender aos requisitos técnicos e de metadados do decreto. Uma foto de celular, sem esses requisitos, serve como cópia de consulta, mas não autoriza o descarte do original.
Documento digitalizado vale como original?
Pela Lei 12.682/2012, com a redação da Lei 13.874/2019, o documento digitalizado conforme a regulamentação tem o mesmo efeito do original. Perante órgão público, o decreto exige assinatura ICP-Brasil, padrões técnicos e metadados mínimos.
Por quanto tempo guardo o arquivo digital?
Documentos sem valor histórico devem ser preservados, no mínimo, até o fim dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem. O prazo de cada tipo deve ser confirmado com o contador, o advogado ou, no setor público, com a tabela de temporalidade.
O que é documento de valor histórico?
No setor público, é definido pela avaliação documental e pela tabela de temporalidade, que indica as séries de guarda permanente. Na empresa, costuma incluir atos de constituição, registros da história da organização e documentos que a própria empresa decida preservar.
Órgão público pode descartar após digitalizar?
Somente nos termos da Lei 8.159/1991 e das tabelas de temporalidade aprovadas pela instituição arquivística pública competente. A decisão envolve a comissão de avaliação de documentos e o arquivo público.
Vocês dizem o que posso eliminar?
Não. Organizamos o acervo, a triagem por tipo, os nomes e as pastas, e apontamos o que precisa de decisão. Os prazos legais de guarda e a autorização de eliminação são do seu contador, do seu advogado ou, no setor público, da comissão de avaliação e do arquivo público.
Quando vale uma revisão externa
Digitalizar sem triagem custa caro duas vezes: paga-se para digitalizar o que poderia ser eliminado e corre-se o risco de descartar o que precisava ficar. Uma organização prévia do acervo, por tipo de documento e com lista das decisões pendentes, evita as duas coisas.
O serviço de organização de arquivos e gestão documental faz o diagnóstico do acervo, propõe a estrutura de pastas e o padrão de nomes dos arquivos digitais e separa o que existe, o que falta e o que precisa de decisão, sem excluir nenhum arquivo. Junto com o material, você pode enviar até 3 documentos de orientação, como a tabela de temporalidade aprovada ou a norma interna de arquivo, e o trabalho segue esses documentos. Quando os prazos ainda não estão organizados, o plano de classificação e tabela de temporalidade vem antes. Para conferir rapidamente uma tabela já existente, há a Conferência de plano de classificação e tabela de temporalidade no app Análise Digital.
Faça agora, no app
Já tem o documento? Envie para a análise digital: o relatório sai no app, com o que atende, o que ajustar e como, sem orçamento.
Quer organizar o acervo antes de digitalizar?
Descreva o acervo e envie a lista de tipos de documentos, se tiver. A análise indica o que será feito, o prazo e o valor por escrito. Não tem custo e não gera contratação.
Conteúdo informativo, elaborado a partir da Lei 12.682/2012 (art. 2º-A, incluído pela Lei 13.874/2019) e do Decreto 10.278/2020 (arts. 2º, 4º a 12 e Anexos I e II), consultados em outubro de 2026. Os exemplos são fictícios. Prazos de guarda e autorização de eliminação dependem do tipo de documento e são definidos pelo contador, pelo advogado ou, no setor público, pela comissão de avaliação de documentos e pelo arquivo público competente.