Kit de prompts: Tabela de temporalidade

1 O que é

Inventário das séries documentais, plano de classificação, prazos com a base que você informar, conferência com a tabela do arquivo público e lista para validação.

Para quem prefere fazer por conta própria, com a ferramenta de texto da sua preferência, e quer um roteiro testado, que pede resultados conferíveis em vez de textos prontos.

2 O que vem no material

5 prompts testados, em PDF (para ler e imprimir) e em TXT (para copiar e colar), cada um com campos entre [COLCHETES] para o seu caso, o formato do resultado esperado, o que não fazer e uma conferência final:

1. Levantar as séries documentais do setor
2. Montar ou revisar o plano de classificação
3. Registrar prazos e destinação com a base informada
4. Conferir a tabela com o instrumento oficial
5. Lista de validação antes de aplicar a tabela

3 Exemplo do conteúdo

Persona: atue como arquivista que organiza a gestão de documentos de empresas e órgãos.
Ação: organize a lista em séries documentais, juntando documentos do mesmo tipo e função.
Contexto: organização: [EMPRESA / ESCRITÓRIO / ESCOLA / ASSOCIAÇÃO / ÓRGÃO PÚBLICO]. Setor: [SETOR].
Referências: somente a lista colada abaixo.
Estrutura: 1) agrupe os documentos em séries (mesmo tipo, mesma função); 2) dê um nome padronizado a cada série; 3) indique quem produz e quem usa; 4) indique o suporte (papel, digital, os dois); 5) aponte documentos que parecem cópia de série de outro setor.
Formato: tabela Série | Documentos que entram | Função | Produtor | Suporte | Observação.
Exemplo do resultado esperado: | Notas fiscais de entrada | notas de compra de material | comprovar aquisições | setor de compras | papel e digital | cópia também no financeiro |
O que não fazer: não acrescente documento que não está na lista; não indique prazo de guarda nesta etapa.
Conferência final: confira se todo documento da lista entrou em alguma série.

Lista de documentos:
[COLE AQUI]

Dica: Pergunte em cada mesa: 'que papel ou arquivo você produz ou recebe toda semana?'. A lista que sai disso é a base de tudo.

Este é o primeiro prompt do material, completo. Os demais seguem o mesmo padrão.

4 Como usar

1. Compre e baixeO PDF e o TXT ficam disponíveis no app logo depois da confirmação do pagamento.
2. Escolha o promptCada prompt tem um título que diz para que serve. Comece pelo que corresponde à sua etapa.
3. Troque os [COLCHETES]Preencha os campos com as informações do seu caso e cole o seu texto onde indicado.
4. Confira o resultadoAplique as correções você mesmo, uma por uma, seguindo a dica de cada prompt.

5 Perguntas frequentes