Relatório anual de atividades: estrutura para fechar o exercício no setor público ou na empresa

Relatório anual de atividades e relatório de gestão são parecidos, e muitos órgãos usam os dois nomes. Para a conferência dos números antes de publicar, veja o guia Relatório de gestão: estrutura e como conferir os números antes de publicar. Aqui o foco é organizar o documento do zero e planejar o fechamento do ano.

Quem define o formato

Antes de escrever, descubra quem vai ler e o que essa pessoa ou instituição exige. O modelo do destinatário tem precedência sobre qualquer estrutura geral.

1. Órgãos e entidades da administração pública federal: a prestação de contas anual ao Tribunal de Contas da União segue a Instrução Normativa TCU nº 84/2020 e as decisões normativas complementares, e o TCU publica um guia para o relatório de gestão na forma de relato integrado.
2. Estados e municípios: seguem as regras do tribunal de contas competente e as normas do próprio ente.
3. Conselhos, associações e entidades parceiras: o estatuto, o termo de parceria ou o edital do financiador indicam o conteúdo e o prazo.
4. Empresas: o contrato social, o acordo de sócios, o conselho ou o investidor definem o que precisa constar.

Estrutura sugerida

Quando não há modelo obrigatório, esta ordem atende à maior parte dos leitores:

Como apresentar os indicadores

Cada indicador precisa de nome, unidade, período, meta, resultado, percentual e fonte. Exemplo fictício de uma unidade de atendimento:

Meta não atingida não deve sumir do relatório: ela aparece com a explicação e a providência. Isso dá credibilidade ao restante do documento.

O que vai para os anexos

1. Tabelas completas que, no corpo do texto, aparecem resumidas.
2. Documentos citados, como atas de aprovação, portarias e termos.
3. Memória de cálculo dos indicadores mais relevantes.
4. Lista de siglas e glossário, quando o leitor não é da área.

Numere os anexos e cite cada um no texto pelo número, para que o leitor encontre o que procura.

Linguagem: clara e direta

No setor público, a Lei nº 15.263/2025 instituiu a Política Nacional de Linguagem Simples para todos os Poderes e entes. Entre as técnicas que ela lista estão frases curtas e em ordem direta, uma ideia por parágrafo, siglas apresentadas por extenso no primeiro uso, voz ativa e as informações mais importantes no início. As mesmas técnicas funcionam em relatórios de empresas. O guia Linguagem simples no serviço público traz um método passo a passo.

Calendário de fim de ano

Férias coletivas e recesso reduzem a equipe justamente quando os dados do ano fecham. Um calendário possível:

1. Outubro: confirmar o modelo, o prazo do destinatário e os responsáveis por cada seção.
2. Novembro: reunir os dados parciais até 31 de outubro e escrever as seções de contexto e atividades.
3. Dezembro: atualizar os dados até a data de corte, redigir dificuldades e próximo exercício e pedir os documentos dos anexos antes do recesso.
4. Janeiro: consolidar os números finais do exercício, refazer as contas e revisar o texto.
5. Antes do envio: submeter a versão final a quem aprova, com tempo para ajustes, e registrar a aprovação.

Erros mais comuns

1. Lista de atividades sem resultado: o que foi feito, sem dizer o que mudou.
2. Número sem período ou sem fonte.
3. Percentual que não fecha com os números da tabela.
4. Copiar o relatório do ano anterior e esquecer datas, nomes e metas antigas no texto.
5. Anexo citado que não foi juntado.

Checklist antes de enviar

1. Confirmei o modelo e o prazo do destinatário.
2. O sumário executivo cabe em uma página.
3. Cada indicador tem meta, resultado, conta e fonte.
4. As metas não atingidas estão explicadas.
5. Siglas estão por extenso no primeiro uso.
6. Os anexos estão numerados e citados no texto.
7. A versão final foi aprovada por quem tem essa atribuição.

Dúvidas frequentes