Relatório individual de atividades do servidor: como escrever com números e evidências

O trabalho realizado é uma coisa, e a forma de mostrá-lo é outra. O que costuma enfraquecer o relatório é o adjetivo sem número, a soma que não fecha, a evidência citada e ausente e o curso sem ligação com o cargo.

Este guia é informativo e foi escrito a partir de boas práticas de gestão de pessoas e de redação técnica. Não consultamos o texto de normas para citar dispositivos: o modelo e o regulamento do seu órgão prevalecem, e dúvidas de direito devem ir a advogado ou à assessoria jurídica.

Estrutura do relatório individual de atividades

Um bom relatório individual cabe em poucas páginas e responde, nesta ordem, a quatro perguntas: quem é o servidor e qual o período, quais são as atribuições do cargo, o que foi feito dentro delas e com que resultado. Se o órgão tem modelo, use o modelo. Se não tem, a estrutura abaixo funciona na maior parte dos casos.

• Identificação: nome, cargo, lotação e período coberto.
• Atribuições: trecho do cargo ou da função, sem copiar o regulamento inteiro.
• Atividades: por tema, cada uma com data, quantidade e entrega.
• Resultados: números, prazos e efeitos verificáveis.
• Evidências: lista numerada dos documentos anexados.
• Plano de capacitação, quando o órgão o pedir junto.

Atividade boa tem verbo, data, quantidade e entrega

A frase fraca descreve intenção ou qualidade. A frase forte descreve o fato. A tabela mostra a troca, com exemplos fictícios.

Se você não tem o número, diga que o dado não está disponível e onde ele pode ser obtido. Não estime sem avisar.

Números e evidências: cada afirmação com a sua prova

A evidência é o que permite a quem lê conferir. Pode ser um número de processo, um relatório do sistema, uma planilha ou uma ata. O que não funciona é citar a evidência e não anexá-la, como em "conforme planilha anexa" com a seção de anexos vazia.

• Refaça todas as somas antes de enviar.
• Use a mesma unidade e o mesmo período em todo o texto.
• Numere as evidências e cite o número na frase.
• Retire dados pessoais de terceiros dos anexos.

Plano de capacitação: o curso precisa ter razão de ser

O plano pede três respostas por curso: qual atribuição ele apoia, quantas horas tem e quando será feito. A soma das horas precisa fechar com o total do plano. O erro clássico é o total escrito diferente da soma, como 40 + 30 + 20 = 90 horas e o plano dizendo 100.

Curso sem ligação visível com o cargo não é necessariamente recusado, mas obriga o avaliador a perguntar. Escreva a ligação em uma frase e a pergunta desaparece.

Erros que mais enfraquecem o relatório

Checklist antes de entregar

• Informei o período e as datas dentro dele.
• Liguei as atividades às atribuições do cargo.
• Cada atividade tem data, quantidade e entrega.
• Os resultados têm número, ou digo por que não têm.
• Refiz as somas e a carga horária.
• Anexei tudo o que citei e numerei as evidências.
• Cada curso do plano tem ligação com o cargo.
• Revisei acentos, crase e concordância.

Dúvidas frequentes

Quando vale uma revisão externa

Quem escreve o relatório conhece o trabalho e, por isso, não percebe que o adjetivo está no lugar do número ou que a planilha citada não foi anexada. Uma leitura de fora mostra o que falta antes de a chefia perguntar.

O serviço de revisão de relatório individual de atividades e plano de capacitação do servidor faz essa conferência com o que a instituição ou o destino pede ao lado. Para uma conferência rápida, há a Revisão de relatório de atividades e de plano individual de capacitação no app Análise Digital.

Conteúdo informativo, baseado em boas práticas de gestão de pessoas e de redação técnica. Não houve consulta ao texto de normas para citar artigos: o modelo e o regulamento do seu órgão prevalecem. Os exemplos são fictícios. A avaliação do desempenho é do órgão.