Como preencher a proposta comercial no pregão eletrônico

Quem participa pela primeira vez de um pregão eletrônico costuma achar que a proposta é só o preço digitado no sistema. Não é. O edital quase sempre pede, além dos valores lançados na plataforma, uma proposta escrita, anexada em campo próprio, no modelo de um dos anexos. As duas precisam dizer a mesma coisa.

O roteiro abaixo segue a ordem em que o trabalho acontece: ler, preencher, conferir e guardar a versão editável para depois da disputa.

1. Onde o edital guarda as regras da proposta

Antes de abrir o sistema, localize no edital três pontos:

• O capítulo de preenchimento da proposta. Costuma se chamar "Do preenchimento da proposta" ou "Da proposta de preços". Ali estão os campos obrigatórios, a validade mínima e o que precisa ser anexado.
• O modelo da proposta. Fica em um dos anexos, geralmente com o título "Modelo de proposta comercial". É ele que define a ordem dos campos e as declarações que vão no próprio documento.
• O termo de referência. Traz a descrição de cada item, a unidade (unidade, caixa, hora, mês) e a quantidade. A proposta repete essas informações.

Anote também o horário de fechamento do envio. Em muitos editais ele vem antes do horário da sessão pública, e o sistema não aceita proposta depois disso.

2. O que preencher no sistema

Cada plataforma (Compras.gov.br, BLL, Licitanet, Portal de Compras Públicas e outras) tem a sua tela, mas os campos se repetem:

Alguns editais permitem cadastrar um valor final mínimo para lances automáticos. Esse valor fica em sigilo e é decisão da empresa: ele não deve ser confundido com o preço da proposta inicial.

3. A proposta escrita, no modelo do anexo

Siga o modelo do edital na ordem em que ele está. Em geral, ele pede:

• identificação do pregão, do processo e do órgão;
• razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereço, telefone e e-mail da empresa;
• tabela com item, descrição, unidade, quantidade, valor unitário e valor total;
• valor global em algarismos e por extenso;
• validade da proposta, no mínimo a do edital;
• prazos de entrega ou de execução e condições previstas no edital;
• local, data, nome, documento e assinatura do representante legal.

Quando o edital pede papel timbrado, use o da empresa. Não acrescente condição que o edital não prevê, como frete à parte ou prazo maior: o que está escrito na proposta vincula a empresa.

4. Contas e valor por extenso

É aqui que mais aparece erro de forma. Faça a conta de cada item a partir da quantidade e do preço unitário, some os totais duas vezes e escreva o extenso a partir do número final. Um exemplo fictício:

Confira se o edital limita as casas decimais e se a unidade do preço é a mesma do termo de referência. Preço por caixa em item cotado por unidade muda toda a conta.

5. Declarações

Parte das declarações é marcada em campo próprio do sistema, no cadastro da proposta: ciência das condições do edital, cumprimento dos requisitos de habilitação, proposta que cobre os custos trabalhistas e enquadramento como microempresa ou empresa de pequeno porte, quando for o caso. Outras vêm em modelos anexos ao edital e são assinadas pela empresa. Leia a lista do edital e separe as duas.

Quem declara responde pela veracidade do que declarou. Na dúvida sobre o enquadramento, consulte o contador da empresa antes de marcar o campo.

6. Depois dos lances: a proposta ajustada

Encerrada a disputa, o pregoeiro convoca a empresa mais bem classificada para enviar a proposta adequada ao último lance, junto com os documentos de habilitação e, quando o edital pede, a planilha de custos. O prazo vem no edital e costuma ser curto, muitas vezes de duas horas.

Por isso, guarde a proposta em Word ou em planilha editável, com as fórmulas de total por item. Com o lance final, basta atualizar os preços, refazer o extenso e gerar o PDF. Deixe também os documentos de habilitação separados em uma pasta antes da sessão.

7. Checklist final antes de enviar

• Itens, descrições, unidades e quantidades iguais aos do termo de referência.
• Total de cada item igual a quantidade vezes preço unitário.
• Valor global somado duas vezes e igual ao extenso.
• Validade igual ou maior que a mínima do edital.
• Marca e modelo (ou "serviço") preenchidos quando exigidos.
• Dados da empresa e do representante completos.
• Declarações marcadas no sistema e as do anexo assinadas.
• Arquivo no formato aceito pela plataforma e enviado antes do horário de fechamento.
• Versão editável guardada para a proposta ajustada.

Dúvidas frequentes

Preciso anexar a proposta escrita se já lancei os valores no sistema? Depende do edital. Muitos pedem o anexo junto com o cadastro; outros só pedem a proposta ajustada depois dos lances. O capítulo de preenchimento da proposta diz qual é o caso.

Posso concorrer em só alguns itens? Quando o julgamento é por item, em geral sim: a empresa cadastra proposta só nos itens que vai disputar. Em julgamento por lote ou global, a proposta precisa cobrir todo o lote ou o objeto inteiro.

O que acontece se a soma não fechar? A avaliação é do pregoeiro, conforme o edital. O mais seguro é a proposta sair com as contas certas. Veja os casos mais comuns em Proposta em licitação: erros formais que desclassificam.

Onde encontro licitações abertas no meu ramo? No painel de licitações da MecenaSTD você vê os números do dia sem cadastro; a lista completa, com órgão, valor, prazo e edital, é para assinantes do Alerta de Licitações (teste de 7 dias sem cartão).

As regras de cada licitação estão no próprio edital, que tem precedência sobre qualquer orientação geral. Este texto não constitui parecer jurídico nem orientação sobre licitação específica, e não garante classificação ou contratação.