Fluxo de compras do órgão: etapas, responsáveis, alçadas e prazos que precisam fechar

Quem redige o regulamento conhece o processo de cor e, por isso, lê o que pretendia escrever. As falhas que mais custam são as de conta, de faixa de valor e de remissão.

Este guia é informativo e se baseia em boas práticas de normatização interna e de controles. Não consultamos norma específica para escrevê-lo. A lei de licitações e a norma do seu ente definem o que o regulamento pode dispor, e a orientação da assessoria jurídica e do controle interno do órgão prevalece.

O que o regulamento de compras precisa organizar

Um regulamento de compras responde a uma pergunta simples: quem faz o quê, em que ordem e em quanto tempo, da necessidade ao pagamento. Quando as respostas variam de um artigo para outro, o servidor recorre ao colega mais antigo, e o fluxo passa a depender de memória. A lei de licitações e a norma do ente definem os limites do que o regulamento pode dispor. O texto a seguir não indica norma: mostra o que conferir, qualquer que seja ela.

Etapas, responsáveis e prazos

Monte uma tabela com uma linha por etapa e confira se cada linha tem os três campos. A soma dos prazos é um bom teste: se a soma passa do total declarado, ou o total ou uma etapa está errada. Exemplo, com números fictícios:

Se o texto diz "no máximo 30 dias", há uma contradição de 10 dias que o servidor só descobre quando o processo estoura o prazo. Vale também registrar o que acontece quando uma etapa passa do tempo: quem é avisado, quem decide e se o prazo total é suspenso ou recalculado.

Alçadas sem sobreposição nem lacuna

As alçadas dizem quem autoriza a despesa em cada faixa de valor. Escreva as faixas em ordem crescente e confira os limites:

1. O limite superior de uma faixa deve ser o limite inferior da seguinte, sem cruzamento.
2. Todo valor possível deve caber em uma faixa. "Até R$ 50.000,00" e "acima de R$ 60.000,00" deixam um intervalo sem regra.
3. Os valores devem ser conferidos com a norma vigente do ente antes da edição, porque os limites legais são atualizados.

Segregação de funções

Quem pede, quem autoriza e quem atesta o recebimento não deveriam ser a mesma pessoa. O princípio é recorrente nas normas de contratações e nos manuais de controle interno, e o regulamento é o lugar de torná-lo concreto. Se o texto concentra tudo no mesmo setor, vale levar o ponto ao controle interno, que decide se há outro arranjo possível. Se o órgão é pequeno e a equipe curta, o regulamento pode prever compensações, como revisão por outro setor.

Erros que mais pedem correção

Checklist antes de editar

• O regulamento diz a que se destina e cita a norma em que se apoia.
• Cada etapa aparece em ordem, com responsável, prazo e documento.
• A soma dos prazos é igual ao total declarado.
• As faixas de valor não se cruzam e não deixam lacuna.
• Quem pede, quem autoriza e quem atesta são distintos, ou há compensação explicada.
• As exceções, como urgência, têm procedimento e remissão corretos.
• O fluxograma tem as mesmas etapas do texto.
• Os limites de valor foram conferidos com a norma vigente.
• O texto passou pela assessoria jurídica e pelo controle interno.
• Revisei acentos, concordância e numeração.

Dúvidas frequentes

Quando vale uma revisão externa

Quem redige o regulamento conhece o processo e, por isso, não percebe quando o texto diz outra coisa. Uma leitura de fora mostra a soma de prazos que não fecha, a faixa que se cruza e a remissão que não leva a lugar nenhum.

O serviço de conferência de regulamento interno e do fluxo de compras do órgão faz essa conferência com o que a instituição ou o destino pede ao lado. Para uma conferência rápida, há a Conferência de regulamento interno e do fluxo de compras do órgão no app Análise Digital.

Conteúdo informativo, baseado em boas práticas de normatização interna, sem consulta a norma específica. Não é parecer jurídico. Os exemplos são fictícios. A lei de licitações e a norma do ente prevalecem, e os limites de valor devem ser conferidos com a norma vigente e com a assessoria jurídica do órgão.