Memorial de tempo de serviço e certidões: como conferir se os períodos batem antes de pedir averbação

A contagem do tempo é uma coisa, e a coerência dos documentos é outra. O que costuma travar o pedido é a data diferente da certidão, a sobreposição não explicada, a certidão sem emitente e o total que não bate com os períodos.

Este guia é informativo. Não consultamos o texto de leis previdenciárias para citar dispositivos: a certidão de tempo de contribuição e a contagem recíproca são tratadas em termos gerais, e a regra do seu ente e do seu regime prevalece. Dúvidas de direito ou de previdência devem ir a advogado ou ao órgão previdenciário.

O que é o memorial de tempo de serviço

O memorial de tempo de serviço é o documento em que o servidor lista os vínculos que teve, com datas, cargos, órgãos e regime, e o apresenta junto às certidões que comprovam cada um. Ele aparece em pedidos de averbação, de abono e de aposentadoria, e quase sempre é acompanhado de uma pasta de certidões.

Como o memorial é feito pelo próprio servidor, é comum que suas datas não sejam exatamente as das certidões. A diferença de um mês, um dia ou um ano pode ser digitação, mas pode também indicar um erro de memória, e quem analisa vai perguntar.

Certidões: o que conferir em cada uma

Em termos gerais, a certidão de tempo de contribuição serve para provar o tempo de um regime e usá-lo em outro, a chamada contagem recíproca. No regime geral, quem emite é o INSS. No regime próprio de servidores, é o ente ou o órgão gestor. As exigências de cada um variam, e a regra que vale é a do seu ente.

• Quem emitiu, com cargo e assinatura de quem responde pelo documento.
• Data de emissão e número da certidão.
• Início e fim do período certificado.
• Regime a que o período pertence.
• Averbações anteriores, quando existirem.

Certidão sem data de emissão ou sem assinatura costuma ser devolvida. Pedir nova via ao emitente antes de protocolar poupa semanas.

Períodos lado a lado: datas, sobreposição e lacunas

A melhor forma de conferir é montar uma tabela com um vínculo por linha e comparar, em colunas, o que o memorial diz e o que a certidão diz. A tabela abaixo mostra como ela fica, com dados fictícios.

No exemplo, o vínculo 2 começa em 01/02/2013, enquanto o vínculo 1 vai até 28/02/2013 no memorial. Há uma sobreposição de fevereiro. Em geral, as regras não admitem contar duas vezes o mesmo período, e a forma de tratar a sobreposição é do ente.

Totais: a soma do memorial precisa fechar com os períodos

É a conferência aritmética mais simples e a que mais falha. Se o memorial lista 5 anos, 3 anos e 5 meses e 10 anos e 4 meses, a soma desses períodos é 18 anos e 9 meses. Um memorial que declara 19 anos e 3 meses tem um total que não bate com a própria lista.

Esta soma é só uma conferência do documento. A contagem de tempo para o pedido segue regras próprias de cada ente, e quem faz essa contagem é o órgão ou o regime previdenciário. Se tiver dúvida de como o seu ente conta, pergunte ao setor de pessoal.

Erros que mais travam o pedido

A revisão do texto também importa: crase, concordância e frases confusas aparecem em pedidos que o órgão lê com atenção especial.

Checklist antes de protocolar

• Todos os vínculos estão no memorial, com regime, cargo e órgão.
• Cada período tem certidão ou declaração.
• As datas do memorial são as das certidões.
• Conferi sobreposições e lacunas e as expliquei.
• Cada certidão tem emitente, assinatura, data e número.
• A soma dos períodos fecha com o total declarado.
• Perguntei ao setor de pessoal como o meu ente conta e averba.
• Guardei cópia de tudo o que protocolei.

Dúvidas frequentes

Quando vale uma revisão externa

Quem monta o memorial conhece a própria história profissional e, por isso, não percebe que a data difere da certidão ou que dois vínculos se sobrepõem. Uma leitura de fora mostra isso antes de o pedido ser devolvido.

O serviço de conferência do memorial de tempo de serviço e das certidões do servidor faz essa conferência com o que a instituição ou o destino pede ao lado. Para uma conferência rápida, há a Conferência do memorial de tempo de serviço e das certidões no app Análise Digital.

Conteúdo informativo. Não houve consulta ao texto de leis previdenciárias para citar artigos: a certidão de tempo de contribuição e a contagem recíproca são mencionadas em termos gerais. A lei do seu ente, o regime previdenciário e o órgão prevalecem. Os exemplos são fictícios. Este serviço não calcula tempo nem direito.